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Magazin

Invoice Automation für KMU: Neue Rechnungslösung für kleinere Rechnungsmengen

Artikelübersicht

Auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte
CAPTURESUITE HEALTHCARE SOLUTION FÜR ARTS UNIVERSALARCHIV

Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Einladung zum Praxis-Intensivseminar

Intelligenz im Scanner
SCANNERLEISTUNG RICHTIG GEWÄHLT

Wer ist Bastian Zuberbühler?
Neue Mitarbeiter im Fokus

Digital Mailroom
Elektronische Posteingangsverarbeitung richtig gemacht

Vermeiden Sie Workflows
Workflow vs. echte Automatisierung

Invoice Automation für KMU
NEUE RECHNUNGSLÖSUNG FÜR KLEINERE RECHNUNGSMENGEN

Internet of Things
DAS INTERNET DER DINGE IN DER BIG DATA FALLE?

ZUGFeRD-Standard
Der Durchbruch für elektronische Rechnungen?

Focus

Rechnungsverarbeitung, Invoice Processing, Invoice Automation, Rechnungsprozess, Prozesskontrolle, CaptureSuite, Basware

Die manuelle Verarbeitung von Kreditorenrechnungen kostet viel Zeit und noch mehr Geld. Der Verarbeitungsweg ist lang und wenig transparent. Dies resultiert in mangelnder Übersicht, drohendem Informationsverlust und fehlender Kontrolle über den Prozess der Rechnungsverarbeitung. Daher haben viele Grossunternehmen den Prozess der Kreditorenrechnungsverarbeitung bereits automatisiert. Doch auch für kleinere und mittelständische Unternehmen mit niedrigeren Rechnungsvolumina hält die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung grosse Potentiale bereit. Daher bietet Interact Consulting nun eine Rechnungslösung an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist und dabei das Know-how des weltweit führenden Anbieters solcher Lösungen, Basware, mit der Erfahrung von Interact Consulting aus zahlreichen Kundenprojekten und den intelligenten Features des selbst entwickelten Scanning-Moduls CaptureSuite Scan verbindet.

Kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren so von einer vollständigen Automatisierung ihres Rechnungsprozesses, angepasst auf die Bedürfnisse der Verarbeitung kleinerer Rechnungsmengen (Abgrenzung fliessend und im Einzelfall zu klären) zu einem deutlich niedrigeren Preis, ohne dabei auf die intelligenten Features der Lösung für Grossunternehmen verzichten zu müssen. Die Lösung besteht aus dem von Interact Consulting selbst entwickelten Scanning-Modul CaptureSuite InvoiceScan mit halbautomatischer Rechnungsindexierung sowie speziell für die Rechnungsverarbeitung konfigurierten Indexfeldern und InvoiceReady von Basware zur automatisierten Verarbeitung von Kreditorenrechnungen inklusive Bestell- und Vertragsabgleich.

Rechnungsverarbeitung, Invoice Processing, Invoice Automation, Rechnungsprozess, Prozesskontrolle, CaptureSuite, Basware

Alle Vorteile im Überblick

Vollständige Prozessautomatisierung

Verkürzung der Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen und Kosteneinsparungen

Scanning der Papierrechnungen direkt am Posteingang inklusive halbautomatischer Indexierung und speziell für die Rechnungsverarbeitung konfigurierter Indexfelder

Einbindung elektronischer Rechnungen

Integriertes, vorkonfiguriertes System mit Standard-Schnittstellen, keine Programmierung notwendig

Automatisierter Bestell- und Vertragsabgleich (wiederkehrende Rechnungen)

Workflow zur Automatisierung nicht wiederkehrender Rechnungen

Vermeidung von Mahngebühren und Einhaltung von Skontofristen

Transparenter Bearbeitungsstatus und volle Prozesskontrolle

Planung und Abrechnung von Reisekosten

Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungsprogramme dank Standardschnittstellen

Rechnungsscanning - CaptureSuite InvoiceScan

Rechnungen treffen auch heute noch mehrheitlich in Papierform ein. Für eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen müssen diese jedoch digitalisiert und indexiert werden. Zu diesem Zweck ist CaptureSuite InvoiceScan integraler Bestandteil der Rechnungslösung.

CaptureSuite Scan ist ein Modul der von Interact Consulting selbst entwickelten Software CaptureSuite. CaptureSuite transformiert Informationen passgenau und transferiert diese schnell von Sender zu Empfänger. Damit ist CaptureSuite die Grundlage zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen. In der Ausprägung CaptureSuite InvoiceScan wurde das Modul jedoch speziell an die Bedürfnisse der automatisierten Rechnungsverarbeitung im Umfeld von KMU mit kleineren Rechnungsmengen angepasst. Ein Regelwerk für das Scannen und Auslesen von Rechnungen zu erstellen, ist aufwendig und teuer. Daher verzichtet CaptureSuite InvoiceScan auf eine vollautomatisierte OCR und bietet stattdessen für die Rechnungsverarbeitung vorkonfigurierte Indexfelder (wie Rechnungsnummer, IBAN, oder Rechnungsbetrag) sowie eine halbautomatische Indexierungsfunktion, die auf dem bewährten Standardprodukt Screenshot Reader von ABBYY basiert. Zum Nutzen der halbautomatischen Indexierung ruft der Nutzer aus dem jeweiligen Indexfeld einfach die Screenshot-Funktion auf, zieht einen Rahmen um den dazugehörigen Wert auf dem Rechnungsbild und schon wird dieser automatisch in das gewählte Indexfeld übertragen. Fehler bei der manuellen Dateneingabe und daraus resultierende Folgefehler in der automatisierten Verarbeitung gehören damit der Vergangenheit an.

Rechnungsverarbeitung - Basware InvoiceReady

Nach dem Scanning und der halbautomatischen Indexierung mit CaptureSuite InvoiceScan werden die gescannten Rechnungsbilder und E-Rechnungen via XML in Basware InvoiceReady eingelesen. Bei Basware InvoiceReady handelt es sich um eine Software Suite, die standardisierte Lösungen für die Verarbeitung und den Abgleich von Rechnungen enthält. InvoiceReady ist eine vollständig integrierte Lösung, in der sieben Funktionsmodule vereinigt sind. Ziel der Software ist es, durch bereits eingebaute Best Practices Effizienz und Kontrolle zu erhöhen, Kosten zu senken sowie den gesamten Prozess zu automatisieren.

Automatisierung von Rechnungen mit Bestellbezug (Bestellabgleich)

Mit dem Bestellabgleich können eingehende Rechnungen, die mit InvoiceReady erfasst wurden, automatisch oder manuell mit bereits vorhandenen Bestellungen aus dem ERP-System oder mit Freitext-Bestellungen aus InvoiceReady abgeglichen werden. Auch der Wareneingang zur jeweiligen Bestellung im ERP-System kann beim manuellen Abgleich herangezogen werden. Ebenfalls können beim manuellen Bestellabgleich mit externen Bestellungen aus einem ERP-System einzelne Bestellpositionen beziehungsweise Wareneingänge oder Teillieferungen abgeglichen werden. Im InvoiceReady-internen Bestellabgleich mit Freiform-Bestellungen erfolgt der Abgleich generell auf Kopfebene. Die Freiform-Bestellungen können dabei in InvoiceReady erfasst und in einem Workflow genehmigt werden. Der Abgleich benötigt keinen weiteren Workflow. Die Rechnung kann vollständig automatisiert kontiert und an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben werden.

Automatisierung von Rechnungen mit Vertragsbezug (Vertragsabgleich)

Auch vertragsbasierte Rechnungen, wie zum Beispiel Mieten oder Leasing, werden vollautomatisch verarbeitet und direkt an das Buchhaltungssystem weitergeleitet. Dies geschieht mithilfe von Verträgen, die in InvoiceReady hinterlegt und deren Kontierungen und Zahlungspläne dabei vordefiniert werden können. In der Regel sind Genehmigungsprozess und Kontierungsdaten solcher Rechnungen identisch und damit besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet. Das Matching gleicht die Rechnung mit dem Vertrag ab und leitet sie bei Übereinstimmung direkt weiter zur Buchung.

Automatisierung nicht wiederkehrender Rechnungen

Nicht wiederkehrende Rechnungen werden über den InvoiceReady-Workflow geprüft und / oder genehmigt. Dieser Workflow kann beispielsweise im Lieferanten-Stammsatz von InvoiceReady lieferantenabhängig definiert werden. Auch abteilungs- beziehungsweise personenspezifische Workflow-Vordefinitionen können genutzt werden, wie zum Beispiel vordefinierte Genehmigungslimite nach Rechnungssumme. In Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften kann der Workflow speziell für einzelne Bereiche des Konzerns festgelegt werden.

Reisekostenabrechnungen

Um Reisekostenabrechnungen ebenfalls zu vereinfachen, bietet InvoiceReady auch ein Modul zur Planung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Hier können Reisen in einfacher Form geplant und deren Kosten erfasst sowie für die Buchhaltung kontiert und freigegeben werden.

Freigabe- und Kontierungsprozess

Während des Rechnungsgenehmigungsprozesses werden die Benutzer per E-Mail mit Link benachrichtigt, falls ein Eingreifen oder eine Handlung erforderlich ist. Die jeweiligen Empfänger haben dabei spezifische Aufgaben: Prüfung, Genehmigung, Kontierung und Endkontrolle. Die Rechnung kann je nach Rolle des Anwenders genehmigt, zurückgegeben und an einen weiteren Empfänger weitergeleitet werden. Rechnungen desselben Lieferanten werden häufig in der gleichen Art und Weise kontiert. Daher gibt es die Möglichkeit, Kontierungsvorlagen zu erstellen, die jederzeit zur Verfügung stehen und den Ablauf zusätzlich beschleunigen.

Buchungs- und Zahlungsprozess

Sind Genehmigung, Kontierung und Endkontrolle erfolgt, wird die Rechnung zur Zahlung an das Buchhaltungssystem übergeben. Nach Bezahlung der Rechnung können Transaktionsdaten beziehungsweise Zahlungsinformationen, Buchungsprotokolle sowie ein Bild der Rechnung über das integrierte Archiv in InvoiceReady angezeigt werden.

Reporting

Das System beinhaltet einige einfache Reporting-Funktionen. Die Rechnungen können während des gesamten Workflows überwacht werden, womit eine lückenlose Buchungskontrolle gewährleistet ist. Sämtliche Aktionen werden in einem Umlaufprotokoll, das neben dem Rechnungsbild sichtbar ist, festgehalten. Dieser Echtzeiteinblick in den Prozess führt zur besseren Verwaltung des Cashflows sowie zur Vermeidung von Mahngebühren und Skontoverlust durch verspätete Zahlung.

Die grossen Vorteile der Lösung lassen sich am besten mit den Stichworten operative Effizienz, Flexibilität, Compliance, Transparenz und Kontrolle sowie Einsparungen und ROI zusammenfassen.

Operative Effizienz

Die Lösung verfügt über die Möglichkeit, Rechnungen mit Bestell- oder Vertragsbezug vollautomatisch zu verarbeiten. Sie beinhaltet eine webbasierte, automatische Workflow-Funktionalität mit E-Mail-Benachrichtigungen, Kontierungsvorlagen sowie persönliche und zentrale Archive für Prüfer und Genehmigungspersonen. Damit beseitigt InvoiceReady zeitaufwändige, redundante Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung und langwierige, manuelle Abgleiche von Rechnungen mit Verträgen oder Aufträgen entfallen. Minimiert werden zudem Fehler, die durch die manuelle Eingabe von Daten entstehen und der Prozess der Rechnungsgenehmigung wird beschleunigt. Dabei ist InvoiceReady eine vollständig webbasierte Applikation und kann als Inhouse- wie auch als SaaS-Lösung betrieben werden.

Flexibilität

Das System ist durch eine benutzerfreundliche Oberfläche einfach zu bedienen und beinhaltet vielfältige Stellvertreterregelungen und automatische Weiterleitungsfunktionen. Durch seine Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit ist es auch für den Einsatz in Shared Service Centern geeignet. Basware Invoice Ready lässt sich schnell und einfach implementieren. Dafür wird jedoch keine aufwändige Programmierung benötigt, sondern lediglich eine auf den jeweiligen Kunden abgestimmte Parametrierung. Es ermöglicht zudem die nahtlose und einfache Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme dank Standardschnittstellen. Für aufwendigere Datenschnittstellen und Integrationen, zum Beispiel in SAP, steht das Universalinterface AnyERP optional zur Verfügung.

Compliance, Transparenz und Kontrolle

Die in InvoiceReady enthaltenen Best Practices ermöglichen Unternehmen volle Compliance gemäss den gesetzlichen Anforderungen. Zusammen mit einer optionalen elektronischen Signatur erlaubt dies eine revisionssichere und mehrwertsteuerkonforme Archivierung ohne Papierarchiv. Transaktionsspezifische Protokolle, die alle Vorgänge und beteiligten Personen beinhalten, gestalten jeden einzelnen Prozessschritt transparent. Ein umfassendes Geschäftsregel-Management inklusive Genehmigungsgrundsätzen und Limiten sorgt für einen Prozessablauf, der den Unternehmensrichtlinien entspricht, und ein bestmögliches Risikomanagement.

Einsparungen und ROI

Die Lösung automatisiert kritische Prozesse und spart sowohl Zeit als auch Geld durch einen automatisierten Genehmigungs-Workflow. Der gesamte Buchhaltungsprozess wird zielorientierter gestaltet. Termingerechte Zahlungen optimieren den Cashflow. Ausserdem entfallen manuelle Eingaben und Routinen durch eine elektronische Rechnungserfassung. Die Erfassungskosten werden so minimiert, die Mitarbeiter arbeiten effizienter und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Für weitere Fragen zu unserer neuen Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung für KMU kontaktieren Sie einfach unser Verkaufsteam.

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Scannerleistung richtig gewählt

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ELEKTRONISCHE POSTEINGANGS-VERARBEITUNG RICHTIG GEMACHT

Vermeiden Sie Workflows
WORKFLOW VS. ECHTE AUTOMATISIERUNG

Invoice Automation für KMU
NEUE RECHNUNGSLÖSUNG FÜR KLEINERE RECHNUNGSMENGEN

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Herausgeber: Dr. Richard Cop
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Dr. Richard Cop
Geschäftsführer
Interact Consulting AG, Zürich
Interact Consulting GmbH, Steißlingen
DD Interact Consulting GmbH, Wien

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