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Magazin

Auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte: CaptureSuite HealthCare Solution für ARTS Universalarchiv

Artikelübersicht

Auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte
CAPTURESUITE HEALTHCARE SOLUTION FÜR ARTS UNIVERSALARCHIV

Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Einladung zum Praxis-Intensivseminar

Intelligenz im Scanner
SCANNERLEISTUNG RICHTIG GEWÄHLT

Wer ist Bastian Zuberbühler?
Neue Mitarbeiter im Fokus

Digital Mailroom
Elektronische Posteingangsverarbeitung richtig gemacht

Vermeiden Sie Workflows
Workflow vs. echte Automatisierung

Invoice Automation für KMU
NEUE RECHNUNGSLÖSUNG FÜR KLEINERE RECHNUNGSMENGEN

Internet of Things
DAS INTERNET DER DINGE IN DER BIG DATA FALLE?

ZUGFeRD-Standard
Der Durchbruch für elektronische Rechnungen?

Focus

E-Health Record Lösung, Verarbeitung Patientenakten, Gesundheitswesen, Input Management, Revisionssicherheit, elektronische Signatur, ABBYY, CaptureSuite, ARTS

Die Lösungen und Produkte von Interact Consulting kommen in zahlreichen Installationen zum Einsatz, bei denen die Verarbeitung des Posteingangs im Fokus steht. Dazu gehören Lösungen für die Verarbeitung von Steuererklärungen, für eingehende Rechnungen, für Banken- und Versicherungsdokumente und vieles mehr. Als Unternehmen ist Interact Consulting eingebunden in eine Unternehmensgruppe, zu der auch die Firma Uptime Services gehört. Deren Produkt, das ARTS Universalarchiv, ist bekannt für viele Installationen, bei denen grosse Dokumentmengen bearbeitet und auch komplexe Prozesse in der Informations- und Dokumentverarbeitung abgebildet werden. In diesem Kontext haben die beiden Unternehmen gut aufeinander abgestimmte Gesamtlösungen entwickelt, von denen wir Ihnen im Folgenden die spezialisierte CaptureSuite HealthCare Solution für das Gesundheitswesen erläutern.

Der Schritt zur
elektronischen Patientenakte

Der überwiegende Teil der Dokumentation einer Krankengeschichte im Gesundheitswesen liegt heute immer noch auf Papier vor. Um Patienten eines Krankenhauses effizient behandeln zu können, ist die unmittelbare und vollständige Verfügbarkeit der Patientenakte die Voraussetzung für eine optimale Gesundheitsversorgung. Der schnelle und gleichzeitige Zugriff auf die spezifischen Fallinformationen ist daher eine Schlüsseltechnik, um den aktuellen Anforderungen an eine patientenzentrierte und kostenbewusste Leistung gerecht zu werden. Die Digitalisierung bestehender Papierakten und deren Repräsentation als elektronische Patientenakten in einem vernetzten Universalarchiv sind Voraussetzung für das effiziente Gesundheitswesen von morgen.

Interact Consulting hat eine spezialisierte Lösung für die Verarbeitung von Patientenakten entwickelt. Das Input Management System für das ARTS Universalarchiv nutzt dabei die Austauschmöglichkeiten von IHE (Integrating the Healthcare Enterprise), wie beispielsweise Health Level 7 (HL7), um die richtige Zuordnung der Papierdokumente im Scannvorgang zu beschleunigen.

Ein besonderes Schwergewicht wurde auf die effiziente Verarbeitung des Posteingangs gelegt, insbesondere die schnelle Verarbeitung der eingehenden Überweisungsdokumente. Diese übermittelt der einweisende Arzt vorgängig per Post oder der Patient bringt sie direkt zu seiner Erstkonsultation mit. Um den behandelnden Ärzten diese Informationen möglichst schnell, gut strukturiert und in hoher Qualität zur Verfügung zu stellen, werden die gescannten Dokumente vorindexiert sowie in Farbe und mit Textsuch- und -kopiermöglichkeiten verarbeitet. Die Lösung wurde so konzipiert, dass sowohl zentrale und dezentrale als auch kombinierte Verarbeitungsansätze möglich sind.

Basis zur Umsetzung
unterschiedlicher Szenarien

Um die unterschiedlichen Bedürfnisse von Krankenhäusern und Kliniken abdecken zu können, wurden zwei Lösungsversionen entwickelt: eine Basislösung, bei der die Zuordnung der Dokumente (Indexierung) manuell am Bildschirm während des Scannprozesses erfolgt und eine erweiterte Version, bei der die Dokumentenzuordnung über automatische Erkennungsfunktionen (volltextbasierte Dokumentklassifikation und Datenextraktion) erfolgt. In der Basisversion kann die Indexierung voll integriert im ARTS Universalarchiv erfolgen. Dabei wird die Indexierung des ARTS Universalarchivs in der Scannanwendung systemtechnisch integriert. Dies ist die einfachste Umsetzungsvariante, die vorwiegend bei geringen Dokumentmengen oder für die Verarbeitung einzelner Dokumente an wenigen Scannstationen eingesetzt wird.

Steigen die Anforderungen, werden grössere Dokumentmengen verarbeitet oder in den Kliniken vernetze Verarbeitungsmodelle mit verteilten Aufgaben von Scanning, Indexierung und komplexen Bild- und Formatumwandlungen benötigt, kommen die Vorteile der Basislösung voll zur Geltung: So können Scanning-Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Leistungsausprägungen, Multifunktionsgeräte und sogenannte asynchrone Indexierungen genutzt werden, bei der die Dokumentindexierung unabhängig von der Scannstation zeitversetzt erfolgen kann. Die Lösung wird in einer Client-/Serverarchitektur aufgebaut, bei der der Server die leistungsintensiven Verarbeitungsschritte ausführt und die eintreffenden Scannaufträge bis zum Export in die Geschäftsanwendung und das ARTS Universalarchiv steuert. Auf dem Server finden ausserdem alle rechenintensiven Prozesse statt (zum Beispiel Farbbildkomprimierung, Volltexterkennung, elektronische Signierung als Option und die Erzeugung verschiedener Bild- und Archivformate, wie PDF/A).

Automatisierte Dokumenterkennung
und Indexierung

In der erweiterten Lösung wird das Basissystem um eine intelligente Dokument- und Inhaltserkennung erweitert. Das bedeutet, dass das Erkennungssystem auf der Basis eines intelligenten Regelwerks selbständig die Dokumenttypen erkennt oder bei Unsicherheiten und Mehrdeutigkeiten wahrscheinliche Vorschläge erstellt. Aus entsprechend definierten Dokumenttypen kann die intelligente Erkennung auch selbständig Inhalte lesen, wie zum Beispiel Markierungen, Angaben zum Patient oder zum Fall und weitere strukturierte oder unstrukturierte Inhalte. Zur Sicherung einer guten Erkennung greift die intelligente Erkennung auf Stammdaten aus Geschäftsanwendungen oder aus dem ARTS Universalarchiv zu und prüft so automatisiert die Plausibilität der Treffer. Falls die erforderlichen Daten mehrdeutig sind, nicht oder nur mit ungenügender Sicherheit gefunden werden, so können die Ergebnisse im integrierten Qualitätssicherungssystem manuell kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden (ARTS CaptureSuite Quality Control). Ein Upgrade von der Basislösung auf die erweiterte Lösung ist jederzeit möglich.

Einsatz moderner Bild- und Dokumentenformate

Beide Lösungsausprägungen haben gemeinsam, dass alle Dokumente im sogenannten Mehrkanalverfahren verarbeitet werden können. Die erzeugten schwarzweissen Bilder werden beispielsweise für die OCR-Prozesse verwendet und die Farbbilder für die Archivierung. Für die Farbbilder wird der Farbbild-Komprimierungsstandard JPEG 2000 Part 6 unterstützt, der besonders kleine Dateigrössen, ähnlich wie bei Schwarzweissbildern, ermöglicht. Die so erstellten Farbbilder werden in das PDF/A-Format überführt. Beim Einsatz von PDF/A werden sowohl PDF/A-2 als auch die neusten Versionen PDF/A-3b oder PDF/A-3u genutzt, in der die hoch komprimierten Farbbilder integriert werden. PDF/A sichert die lange Lesbarkeit der erzeugten Bilddaten. Zu den PDF/A-Dateien wird der erkannte Volltext hinterlegt, so dass Fachpersonen Textpassagen aus den PDF-Dokumenten mit einfachem Kopieren und Einfügen übernehmen oder innerhalb der Patientenakte auch mittels Volltext suchen können.

Revisionssicherheit

Die beim Scannen erzeugten Bilddateien oder PDF/A-Dokumente können in der Input Management Lösung ergänzend zur ARTS Compliance Funktion optional mit qualifizierten, elektronischen Signaturen versehen werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die elektronischen und organisatorischen Verarbeitungsprozesse zu protokollieren und ebenfalls revisionssicher zu signieren. Falls die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht schon durch ARTS Compliance sichergestellt ist, wird mithilfe der elektronischen Signatur die Originalität der Dokumente jederzeit nachvollziehbar. So steht der revisionssicheren Langzeitarchivierung und der Vernichtung der digitalisierten Papierdokumente nichts mehr im Wege.

Für die automatische Klassifikation mittels Volltexterkennung und Layoutanalyse setzt die HealthCare Solution die Software CaptureSuite Optimized Recognition ein, die als Basis die weltweit führende OCR-Software ABBYY FlexiCapture enthält. Für Kontrolle, Nacherfassung und manuelle Klassifikation von nicht oder unsicher erkannten Dokumenten wird das Modul CaptureSuite Quality Control eingesetzt.

Lösungsbeispiel: Einfache Einzelplatz-Scannanwendung im Basissystem

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Einfache Einzelplatz-Scannlösungen im Basissystem

Bei geringen Datenmengen oder für die Umsetzung schnell verfügbarer Scannanwendungen wurde eine besonders einfach zu administrierende Integration von CaptureSuite Scan in das ARTS Universalarchiv entwickelt. Dabei werden sogenannte Capture Profile direkt im ARTS Universalarchiv erstellt oder bereits bestehende Capture Profile aus der Vorgängerversion ARTS Capture übernommen.

In den Capture Profilen des ARTS Universalarchivs können Angaben zu Wertelisten und Datenprüfungen definiert werden. Diese ARTS Capture Profile werden dann von der CaptureSuite Scannanwendung direkt für die Indexierung der gescannten Dokumente genutzt. In der Scannanwendung wird parametriert, welches ARTS Capture Profil genutzt wird und es werden zusätzlich die Angaben zu den technischen Verbindungen spezifiziert, wie Details zum angeschlossenen Scanner und die Verbindungsinformationen zum ARTS Universalarchiv.

Im Scannvorgang wird das Capture Profil aus dem ARTS Universalarchiv zur Indexierung direkt eingebunden und eingebettet in der Scannanwendung angezeigt (in der Abbildung am linken Bildrand eingebettet und zur besseren Darstellung in der Grafik blau umrandet).

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Integrierte Indexierung mit ARTS Capture Profilen

Lösungsbeispiel: Scanning von Patientenakten mit dem Basissystem

Bei der Aufnahme des Patienten werden dessen Angaben erfasst. Der Patient erhält dabei (falls nicht schon bekannt) eine Patienten-ID und eine Fall-ID. Die zuständige Fachorganisationseinheit ergibt sich aus der Abteilung, die die Aufnahme durchführt oder wird ebenso eingegeben. Je nach Bedarf können bestimmte Dokumente schon am Bildschirm (nach dem Scannen) oder mittels spezieller Markierungen (Barcodes oder Farbmarkierungen) (vor dem Scannen) gekennzeichnet werden, so dass deren Dokumentart als zusätzliche Angabe zur Struktur der Patientenakte in ARTS erscheint.

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Überblick Basissystem

Aufarbeitung und Scanning
1) Die einzelnen Dokumente werden direkt beim Scannvorgang mit den erforderlichen Attributen (Patienten-ID, Fall-ID und Fachorganisationeinheit, Dokumenttyp und/oder Subtyp) indexiert. Alternativ dazu können Barcodekleber, die codierte Indexierungsangaben enthalten, eingesetzt werden (1D oder 2D). Es können dabei einzelne Dokumente (mit Typ- und Subtypangabe) oder ganze Krankenakten (mit generischen Trennblättern) verarbeitet werden.

2) Die Dokumente werden in den Scanner gelegt und das passende Scannprofil gewählt. Je nach Verarbeitungsart (mit oder ohne Barcode) gibt der Mitarbeiter die Patienten-ID, Fall-ID und Fachorganisationeinheit an. Die Auswahl der richtigen Daten kann am Arbeitsplatz mittels Zugriff auf die vorhandenen Daten im ARTS-System erstellt werden, sofern dieses über eine Schattenkopie aller benötigten Daten verfügt (HL7). Erkannte Leerseiten werden automatisch zur Löschung markiert. Die Lösung zeigt die gescannten Dokumente am Bildschirm an. Der Benutzer führt eine abschliessende Kontrolle durch und gibt den gescannten Stapel frei.

3) Mittels eines Hintergrundprozesses in ARTS CaptureSuite Scan werden die einzelnen ein- oder mehrseitigen Dokumente zusammen mit einer beschreibenden Datei (XML) auf die zentrale Serverinfrastruktur zur weiteren Verarbeitung übertragen.

Zentrale Bildverarbeitung
4) In der zentralen Infrastruktur werden die Dateien vom Bildverarbeitungsserver importiert.

5) Die einzelnen Bilddateien eines zusammengehörenden Dokuments werden zu einer PDF-Datei zusammengefasst und ein PDF nach dem Standard PDF/A erzeugt. Die Farbbilder werden komprimiert und der erkannte Text als Volltext im PDF hinterlegt.

6) Der Bildverarbeitungsserver exportiert die PDF-Dateien zusammen mit einer XML-Datei für die weitere Verarbeitung. Die erstellten Dateien werden mittels standardisierter Web-Services (SOAP) an das ARTS Universalarchiv übertragen und am vorgegebenen Ablageort abgelegt.

Lösungsbeispiel: direktes Scannen aus Drittsystemen (KIS, ERP und so weiter)

Vielfach wird in Kliniken gewünscht, dass ein Dokument oder ein Satz von Dokumenten direkt aus der führenden Anwendung, also einem klinischen Informationssystem (KIS) oder einem ERP-System gescannt werden kann. Die Scannanwendung soll dabei die wesentlichen Parameter direkt aus der führenden Anwendung übernehmen, so dass der Scannvorgang möglichst automatisch aus der führenden Anwendung erfolgt.

1) Der Mitarbeitende navigiert dafür innerhalb des KIS zur gewünschten Referenzstelle. Der zu referenzierende Aufruf kann beispielsweise durch Patienten-ID, Fall-ID und Fachorganisationseinheit, Dokumenttyp und Subtyp und so weiter identifiziert sein. Das zu scannende ein- oder mehrseitige Dokument wird für das Scannen vorbereitet (Arbeitsvorbereitung) und danach in den Einzug des Scanners gelegt.

2) Die Scannlösung startet durch einen Aufruf aus dem KIS automatisch und die Parameter für die Ablage des Dokuments werden der Scannanwendung übergeben. Je nach gewähltem Standard beziehungsweise Scannprofil wird zum Beispiel in Farbe mit einer Auflösung von 300 dpi gescannt. Erkannte Leerseiten werden automatisch zur Löschung markiert. Die Lösung zeigt das Dokument am Bildschirm an. Der Benutzer führt eine abschliessende Kontrolle durch und gibt das gescannte Dokument frei. Je nach gewähltem Konzept kann der Benutzer weiter in den Stammdaten recherchieren und die aus dem KIS übergebenen Parameter verändern und/oder ergänzen. Der Scannvorgang kann je nach gewähltem Konzept auch gänzlich ohne Anpassung der Parameter automatisch ausgeführt werden.

3) Mittels eines Hintergrundprozesses der Scannlösung wird das ein- oder mehrseitige Dokument zusammen mit einer beschreibenden Datei (XML) in einer ZIP-Datei zusammengefasst.

4) Diese Datei wir anschliessend auf die zentrale Infrastruktur für die weitere Bildverarbeitung übertragen (Farbkomprimierung, Volltextlesung, PDF/A-Erzeugung, optionale elektronische Signierung und so weiter).

Damit der Aufruf von CaptureSuite Scan ausgeführt werden kann, muss dieser in die Anwendung des KIS oder ERPs an den entsprechenden Stellen, Menüpunkten und Funktionstasten hinterlegt sein. Der Befehl aus der führenden Anwendung erfolgt im Sinne eines Kommandozeilenaufrufs.

Lösungsbeispiel: Automatisierung der Indexierung mittels intelligenter Dokumenterkennung

Das Basissystem wird hierbei mit automatischen Erkennungsprozessen ausgebaut. Das Ziel dieser Massnahme ist es, einerseits den Aufwand bei der Patientenaufnahme zu minimieren (Dokumenten-separierung, Indexierung, Kontrolle und so weiter) und andererseits die Klassifikation der einzelnen Dokumente in der Akte durch den Einsatz intelligenter Dokument- und Textanalyseverfahren in einem automatisierten Hintergrundprozess ausführen zu lassen. Nicht oder unsicher klassifizierte Dokumente können manuell nachindexiert werden beziehungsweise gelangen gemäss der wahrscheinlichsten Klassifikation oder als nicht klassifiziert in die Patientenakte des ARTS Universalarchivs.

Beim Einsatz einer manuellen Nachindexierung kann diese asynchron vom Scannprozess durchgeführt werden. Das bedeutet, dass die zu verarbeiteten Akten entweder bei einer abteilungsübergreifenden Stelle kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert oder nachindexiert werden oder aber, dass dies wiederum (zeitversetzt vom Scanning) in der Patientenaufnahme der verschiedenen Abteilungen erfolgt.

Der Ausbau mit intelligenter Dokumenterkennung im Vergleich zum einfachen Scannen von Patientenakten betrifft die unten dargestellten Serverprozesse (beziehungsweise die Nachindexierung), die neu in die Verarbeitungsschritte 7, 8 und 9 aufgeteilt werden.

E-Health Record Lösung, Verarbeitung Patientenakten, Gesundheitswesen, Input Management, Revisionssicherheit, elektronische Signatur, ABBYY, CaptureSuite, ARTS

Überblick erweitertes System

7) Serverprozesse: Mit der Software CaptureSuite Optimized Recognition werden die Bilder mittels Volltexterkennung und Layoutanalyse klassifiziert. Dazu wird ein Regelwerk für die Dokumentklassifizierung eingerichtet. Das Erkennungssystem erstellt einen Vorschlag und bewertet diesen mit einer Trefferwahrscheinlichkeit. Ist die Wahrscheinlichkeit genügend hoch (Schwellwert), werden die Dokumente nicht weiter kontrolliert. Dokumente, bei denen die automatische Klassifikation keinen oder einen nicht genügend sicheren Treffer gefunden hat, werden für die manuelle Kontrolle oder Nachindexierung markiert.

8) Die für die Kontrolle oder Nacherfassung markierten Dokumente werden in der ARTS CaptureSuite Quality Control Anwendung für die weitere Bearbeitung dargestellt. Die Personen führen die manuelle Klassifizierung durch, kontrollieren vorklassifizierte, unsichere Dokumente und geben den gescannten Stapel frei.

9) Die einzelnen Bilddateien eines zusammengehörenden Dokuments werden zu einer PDF-Datei zusammengefasst und ein PDF nach dem Standard PDF/A erzeugt. Die Farbbilder werden komprimiert und der erkannte Text als Volltext im PDF hinterlegt.

Vielfältige Umsetzungsvarianten

Die CaptureSuite HealthCare Solution lässt sich mit seiner umfangreichen Basistechnik für sehr viele Scanningszenarien einsetzen, wie das auch die zahlreichen realisierten Anwendungen zeigen. Dabei wurden zum Beispiel Anwendungen zur Massendigitalisierung realisiert, mit der jährlich Millionen von Seiten alter Patientenakten gescannt werden. Auch wurden Anwendungen mit der intelligenten Erkennung verwirklicht, bei der neue Akten an Multifunktionsgeräten gescannt, mittels frei gestalteter Deckblätter getrennt und vollautomatisch indexiert werden, ohne dass im System zuerst Formulare definiert werden müssen.

Universelle spitalweite Lizenzierung

Die Lizenzierung der CaptureSuite HealthCare Solution wurde an die des ARTS Universalarchivs angepasst. So können auf der Basis einfacher Basiswerte, wie zum Beispiel Anzahl Betten und Austritte, unternehmensweite Lizenzen ausgestellt werden. Diese beinhalten eine unbeschränkte Anzahl von zu verarbeitenden Seiten und Verarbeitungsservern sowie die Nutzung einer ebenso unbeschränkten Anzahl von Scannern oder eingebundenen Multifunktionsgeräten und Indexierungsstationen.

Wenn Sie mehr zu unserer CaptureSuite HealthCare Solution erfahren möchten, nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

artikelübersicht

Auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte
CaptureSuite HealthCare Solution für ARTS Universalarchiv

Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Einladung zum Praxis-Intensivseminar

Intelligenz im Scanner
Scannerleistung richtig gewählt

Wer ist Bastian Zuberbühler?
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ELEKTRONISCHE POSTEINGANGS-VERARBEITUNG RICHTIG GEMACHT

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WORKFLOW VS. ECHTE AUTOMATISIERUNG

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Newsletter CaptureNews erscheint 3x pro Jahr
Herausgeber: Dr. Richard Cop
Redaktion: Dr. Richard Cop
ISSN: 2296-8288

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Dr. Richard Cop
Geschäftsführer
Interact Consulting AG, Zürich
Interact Consulting GmbH, Steißlingen
DD Interact Consulting GmbH, Wien

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