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Digital Mailroom: Elektronische Posteingangsverarbeitung richtig gemacht

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Einladung zum Praxis-Intensivseminar

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Digital Mailroom
Elektronische Posteingangsverarbeitung richtig gemacht

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Invoice Automation für KMU
NEUE RECHNUNGSLÖSUNG FÜR KLEINERE RECHNUNGSMENGEN

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DAS INTERNET DER DINGE IN DER BIG DATA FALLE?

ZUGFeRD-Standard
Der Durchbruch für elektronische Rechnungen?

Focus

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Elektronische Posteingangsverarbeitung oder Digital Mailroom bedeutet primär Prozessautomatisierung. Oder anders gesagt: Ohne den Nutzen einer Prozessautomatisierung macht eine elektronische Posteingangsverarbeitung keinen Sinn. Es geht daher nicht um die täglich eintreffende Individualpost, sondern um die automatisierte Verarbeitung eingehender Informationen, die für einen der Kernprozesse einer Organisation benötigt werden, unabhängig von Medium und Kanal. In diesem Beitrag zeigen wir die wesentlichsten Aspekte einer solchen Verarbeitung auf, geben Tipps, wie ein mögliches Projekt anzugehen und was dabei zu beachten ist.

Scanning der Individualpost?

In der Diskussion um elektronische Posteingangsverarbeitung taucht bei unseren Ansprechpartnern immer wieder die Vorstellung auf, dass jegliche eingehende Briefpost gescannt und danach elektronisch weitergeleitet wird. Zugegeben, das kann man und es scheint für Personen, die viel unterwegs sind, sehr vorteilhaft zu sein. Aber unter dem Strich ist ein solches Vorhaben doch meistens wenig kosteneffizient. Denn um einen Nutzen zu erlangen, muss in jedem Falle eine Klassifikation beziehungsweise Triage der Eingangspost stattfinden: es müssen nicht relevante Werbesendungen, Sendungen mit gebundenen Dokumenten oder solche, bei denen das Material ein wesentlicher, haptischer Informationsträger ist, weiterhin physisch zum Empfänger transportiert werden. Eine Kosten-Nutzen-Betrachtung wird dabei schnell zum Schluss kommen, dass es schwierig sein wird, aus einem solchen Vorhaben einen akzeptablen ROI zu erlangen.

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Kernprozesse analysieren

Wenn ein Projekt zur elektronischen Verarbeitung von Eingangspost ökonomisch erfolgreich sein soll, bedingt dies zuerst eine Analyse der Kernprozesse in einer Organisation. Die relevanten Fragen sind dabei: Welche Informationen werden für die Verarbeitung in den Kernprozessen benötigt? Auf welchem Medium und über welchen Kanal gelangen diese Informationen in die Organisation? Wie erfolgt die Verarbeitung der Informationen zu den Kernprozessen? In einer idealen Welt, wie müssten die Informationen in Ihre Organisation gelangen, damit der Prozess medienbruchfrei und durchgängig automatisiert werden kann?
 
Sind diese Fragen einmal beantwortet, geht es darum, den idealen Prozess gegen die dazu benötigten Investitionen und den zu erzielenden Nutzen abzuwägen. Nicht jede mögliche Automatisierung ist immer sinnvoll. Eine Prozessautomatisierung sollte darum mit einer Nutzensbeurteilung der erwarteten Investitionen begonnen werden. So kann es durchaus sinnvoller sein, einen traditionellen Prozess mit dem Medium Papier zu optimieren, anstatt eine vollelektronische Anbindung der Geschäftspartner und Kunden an die eigenen Verarbeitungssysteme zu forcieren.
 
In der Analyse der Verarbeitung eingehender Informationen der Kernprozesse kann sogleich erhoben werden, mit welchem zeitlichen und materiellen Durchschnittsaufwand die Informationen im bestehenden Prozess aufbereitet werden. Bei einem Eingang über traditionelle Post muss beispielsweise der Umschlag geöffnet, das Schreiben klassifiziert und dem richtigen Verarbeitungsprozess zugeordnet werden. In der entsprechenden Sachbearbeitung müssen die im Dokument vorliegenden Daten erfasst und gegebenenfalls ergänzt werden. Erst danach findet die eigentliche Kerntätigkeit statt, wie die Prüfung eines Antrags, das Auslösen einer Bestellung und so weiter. Findet eine Verarbeitung über mehrere Stationen statt (wie zum Beispiel bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen mit inhaltlicher Prüfung, finanzieller Freigabe, buchhalterischen Aufgaben, Ablagen und so weiter), so sind die zusätzlichen Arbeiten, wie Erstellung von Kopien, Schattenablagen, Archivierung, Vernichtung et cetera, ebenfalls mit zu berücksichtigen.
 
Sind die Kennziffern somit bekannt, kann der elektronische Soll-Prozess moduliert werden. Bewährt hat sich dabei eine Prozessmodellierung mit Standardanalysemitteln, wie zum Beispiel mittels BMPN 2.0 (Business Process Model and Notation). Wichtig ist in der Modellierung, verschiedene Ansätze zu prüfen. Sollen die Informationen nur noch über einen oder über mehre Kanäle eintreffen (E-Mail, Website, Web-Services, Briefpost)? Können auch hybride Verfahren eingesetzt werden? Gibt es regulatorische Auflagen (wie Dokumentenechtheit und -integrität, Identifizierung oder Authentifizierung), die es zu beachten gilt? Wichtig ist es, den zukünftigen Prozess in dieser Phase mit Offenheit für Neues zu beachten, aber dabei früh die zu erwartenden Kosten der Umsetzung mit den möglichen Prozesseinsparungen in Relation zu setzen.
 
Sind die Kosten unbekannt, so können dazu Thesen oder Kostenobergrenzen definiert werden, um in einer späteren Phase eine Entscheidungshilfe zu erhalten. Dazu kann die Zeiterfassung des bestehenden Ablaufs mit dem internen Vollkostenansatz über den gewünschten Payback-Zeitraum hochgerechnet werden, um die Kostenobergrenze für die Umsetzung einer elektronischen Verarbeitung zu bestimmen.

Keine Insellösungen

Ein Fehler, den wir immer wieder sehen, ist der so genannte organische Ansatz. Das bedeutet, es wird zwar ein traditioneller Papierprozess weitergeführt, ohne übergreifende Gesamtanalyse der Eingangskanäle aber schnell noch ein elektronisches Portal dazu erstellt, um Informationen auch auf eine moderne Art entgegennehmen zu können. Es ist dabei noch nicht mal der schlimmste Fall, dass die elektronisch eintreffenden Daten intern wieder ausgedruckt werden, um dann weiterhin auf Papier verarbeitet zu werden. Als eigentliche Kostenfallen entpuppen sich Ansätze, wo für jeden einzelnen Eingangskanal ein separates Verarbeitungssystem entwickelt wird. Als schneller Ansatz mag das auch eine schnelle Lösung generieren, solche heterogenen Systeme aber zu pflegen und bei Änderungen am Verarbeitungsprozess jeweils separat anzupassen, kann schnell hohe Summen für Wartung und Pflege verschlingen.
 
Besser ist es daher, die Informationen medien- und kanalspezifisch in ein Metaformat zu überführen, um die Daten dann einheitlich weiterzuverarbeiten. Elektronische Rechnungen beispielsweise gänzlich anders zur prüfen als Papierrechnungen macht keinen Sinn. Hier gilt es, die Daten durch eine Umformatierung der verschiedenen, elektronischen Rechnungsformate in ein einheitliches Datenformat zu homogenisieren und die von einer Papierrechnung per OCR gelesenen oder von Hand erfassten Daten nach dem gleichen Standardformat aufzubereiten. So können dann alle nachfolgenden Prüfprozesse mit nur einer Logik und nur einem Verarbeitungssystem ausgeführt werden.

Teilschritte der elektronischen Posteingangsverarbeitung

Bei einer elektronischen Posteingangsverarbeitung handelt es sich per Definition immer um eine frühe Erfassung relevanter Informationen. Dies ist die wesentliche Unterscheidung zu einer späten Archivierung, bei der Informationen am Ende des Verarbeitungsprozesses aus regulatorischen Gründen, beispielsweise mittels Scanning, archiviert werden.
 
Bei der Segmentierung der Verarbeitungsschritte in der elektronischen Posteingangsverarbeitung lassen sich grob folgende Teilschritte unterscheiden:

Entgegennahme der Sendungen mit möglichen Empfangsbestätigungen

Vorklassifikation der Sendungen (Triage, elektronische Filter)

Vorbereitung der Sendung (für Scanning)

Scanning und bei elektronischen Sendungen Erzeugung eines Langzeitformats (PDF/A)

Sicherstellung der Unveränderbarkeit des Originals, beispielsweise durch elektronische Signierung

Klassifikation der Sendung per OCR (Feststellen, um was für einen Informationstyp es sich handelt) oder elektronische Interpretation der Daten

Gegebenenfalls pro Informationstyp Datenextraktion in ein einheitliches Metaformat (bei gescannten Papierdokumenten mittels OCR, bei elektronischen Dokumenten mittels Datentransformation)

Automatische und/oder manuelle Prüfung und Plausibilisierung der Daten, eventuell unter Nutzung der eigenen Stammdaten

Übermittlung der Daten an die Kernanwendungen, gegebenenfalls Eröffnung von Geschäftsfällen

Archivieren der Aufzeichnungs- und Prüfdaten, der Original- und Langzeitformate, Verknüpfung zu den Daten oder Geschäftsfällen in den Kernanwendungen

Der geschilderte Prozess ist nicht abschliessend und kann je nach Anwendungsfall verkürzt oder erweitert werden. Er schildert die Verarbeitungsschritte, die einem Prozess zugrunde liegen und je nach Anwendungsfall durchlaufen oder mittels weniger elektronischer Mittel abgebildet werden können.

Hybride Systeme

Eine Geschäftsinitiative zur elektronischen Verarbeitung des Posteingangs ist eine Gelegenheit, lineare Denkmuster zu verlassen. In der Kombination von elektronischen Mitteln mit traditioneller Briefpost lassen sich heute Verarbeitungssysteme erstellen, mit denen beispielsweise Dateneingabe und -aufbereitung durch die Geschäftspartner oder Kunden erledigt werden und trotzdem die Transaktionssicherheit mit einer Originalunterschrift auf einem traditionellen Papierdokument sichergestellt ist.
 
So ist es beispielsweise möglich, die vollständige Erfassung eines Antrags durch die Antragssteller über eine Website ausführen zu lassen. Die Plausibilität der Daten kann so direkt geprüft werden. Am Ende des Erfassungsprozesses druckt der Antragssteller das Dokument aus, unterzeichnet es, kann weitere Anlagen dazu beilegen und versendet es anschliessend per Post. Beim Scanning im Posteingang wird durch eine Transaktionsbezeichnung oder einen Barcode der elektronisch hinterlegte Datensatz identifiziert und dem Dokument zugeordnet. Die weitere Fallbearbeitung kann so weitgehend elektronisch durchgeführt werden, ohne dass die Daten aus dem Medienbruch nochmals erfasst oder gelesen werden müssen. Durch die Originalunterschrift kann auf ein starkes Authentifizierungssystem oder gar eine Registrierung der Nutzer verzichtet werden, was vor allem bei gelegentlichen oder einmaligen Transaktionen ein entscheidender Vorteil für eine ad-hoc Benutzung elektronischer Eingabehilfen auf Webseiten sein kann.

Aufzeichnung der Verarbeitungsschritte

Je nach den zu erfüllenden Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte, müssen einige oder alle Teilschritte der Verarbeitung unveränderlich (elektronisch) aufgezeichnet werden. Diese Verarbeitungsprotokolle müssen dann ebenso unveränderlich in einem auswertbaren und/oder einem Langzeitformat archiviert werden.
 
Es kann beispielsweise wesentlich sein, den Eigentumsübergang der Informationen zu dokumentieren, also aufzuzeichnen, wann und wie Ihre Organisation die Information erhalten hat. Dies kann nötig sein, um die Dauer des Verarbeitungsprozesses zu dokumentieren, zum Beispiel wenn bestimmte Fristen eingehalten werden müssen. Bei einigen Sendungstypen, wie bei registrierter Briefpost ist es sinnvoll, die entsprechende Sendungsverfolgungsnummer als Indexwert mitzuspeichern, um die Angaben zur Übermittlung sicherzustellen.

Bei elektronisch zugestellten Sendungen kann es im Sinne der Kundenpflege hilfreich sein, sogleich eine Empfangsbestätigung mit dem Hinweis der nun beginnenden Verarbeitung zu senden. Dies kann auch im Teilschritt der Vorklassifikation oder der Klassifikation des Inhalts erfolgen, um dem Absender eine inhaltsgerechte Antwort zukommen zu lassen.
 
Wenn unterschiedliche Systeme im Sinne eines Best-of-Breed eingesetzt werden, ist es wahrscheinlich, dass jedes System eine eigene Aufzeichnung der Verarbeitungsschritte durchführt. Um alle Verarbeitungsprozesse einheitlich aufzeichnen und auswertbar verfolgen zu können, muss deshalb eine übergreifende Datenstruktur definiert werden, die für jeden einzelnen, relevanten Teilschritt Kann- und Muss-Daten beinhaltet (Zeitstempel, ausgeführter Verarbeitungsschritt und so weiter).

Das ideale System?

Wie sieht die sprichwörtlich eierlegende Wollmilchsau der elektronischen Posteingangsverarbeitung also aus? Wer den Beitrag aufmerksam gelesen hat, wird erkennen, es gibt nicht die eine Lösung für alle Anwendungsfälle. Wichtig ist, die Anforderungen mit dem zu erwartenden Nutzen und den vermutlichen Kosten in Einklang zu bringen. So gibt es für bestimmte, einheitliche Verarbeitungsprozesse mittlerweile Lösungen auf dem Markt, die den oben beschriebenen Prozess gut und effizient aus einer Hand abdecken, wie etwa in der Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses. In anderen Anwendungsfällen sind die Anforderungen zu spezifisch, als dass sich eine vordefinierte Standardlösung einsetzen liesse: Hier muss zwangsläufig mit einem Best-of-Breed-Ansatz gearbeitet werden.
 
Der Schritt zur elektronischen Posteingangsverarbeitung bedeutet einerseits die Einführung neuer elektronischer Hilfsmittel, andererseits ist ein solches Vorhaben auch immer als Kristallisationspunkt einer Prozessüberarbeitung zu verstehen. Es geht nicht darum, einem bestehenden Prozess eine elektronische Komponente hinzuzufügen. Mit dem Blick über den Tellerrand hinaus sollten auch gänzlich andere Ansätze, wie eine vollständige oder teilweise beziehungsweise hybride Verlagerung in elektronische Abläufe, integral geprüft werden.
 
Anstatt in Teilen der Verarbeitungskette schnelle Lösungen zu realisieren, ist es aus unserer Erfahrung vorteilhafter, ein Gesamtkonzept zu entwerfen, die Teilschritte einer Kosten- und Nutzenanalyse zu unterziehen und erst dann eine entsprechende Geschäftsinitiative zur Veränderung zu starten.
 
Nutzen Sie dazu unsere langjährige Erfahrung in der Planung, Konzipierung und Realisierung elektronischer Posteingangssysteme und nehmen Sie am besten noch heute mit uns Kontakt auf.

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