Success Story

Massgeschneiderte Rechnungsautomatisierung

Lange Durchlaufzeiten und mangelnde Transparenz bestimmten den Prozess der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bei der KNAPP AG. Alle Rechnungen, inklusive die der ausländischen Tochter-gesellschaften, kamen am Hauptsitz an, da dort die Buchhaltung zentral durchgeführt wird. Über eine Vielzahl manueller Schnittstellen wurden dann die Freigaben für die Eingangsrechnungen per E-Mail eingefordert, händisch verwaltet und anschliessend ins ERP-System gebucht. Ein durchgehendes Verarbeitungssystem war aus diesem Grunde unmöglich. Und so war das Resultat dieser Prozesse finanzielle Intransparenz, mangelnde Nachvollziehbarkeit über den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen und das Fehlen systemseitiger Auswertungen.

Daher startete KNAPP im Frühjahr 2011 zusammen mit Interact Consulting ein Projekt zur effizienten Neuorganisation des Bearbeitungsprozesses der Eingangsrechnungen. Im Fokus standen dabei eine Straffung der Abläufe, die Erhöhung der Transparenz, das Eliminieren der internen Versendung von Papierbelegen sowie der Aufbau von Auswertungsmöglichkeiten.

Die händische Verarbeitung mit manuellen Schnittstellen ist bei KNAPP Geschichte. Heute werden jährlich mehr als 45 000 Rechnungen mit insgesamt 90 000 Seiten von über 3 500 Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz eingescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 150 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und sieben sogenannten Masterarbeits-plätzen für die Finanzspezialisten. KNAPP verfügt mit CapturePay über eine standardisierte und dennoch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen werden. Nachfragen erübrigen sich. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Sie sind in der Lage, eine Rechnung in kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.