ISS SCHWEIZ AG

Bei ISS Schweiz gab es zwei Hauptgründe für die langen Durchlaufzeiten der Rechnungen: Erstens, der dezentrale Posteingang in über 12 Aussenstellen und am Hauptsitz sowie zweitens, die über das gesamte Unternehmen verteilte Kontierung und Visierung der Rechnungen. Das Resultat dieses Prozesses: Finanzielle Intransparenz, verloren gegangene Rechnungen, lange Bearbeitungszeiten und mangelndes Wissen über den aktuellen Stand aller sich im Hause befindlichen Lieferantenforderungen.

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Daher startete ISS Schweiz im Juli 2005 gemeinsam mit Interact Consulting ein Projekt, um den Verarbeitungsprozess der Kreditorenrechnungen neu zu organisieren und die Abläufe schneller zu gestalten. Erklärte Ziele von ISS waren die Transparenz zu erhöhen, das interne Versenden von Papierbelegen zu eliminieren und das zukünftige Mehrvolumen ohne Personalausbau abdecken zu können.

Der dezentrale Rechnungseingang ist Vergangenheit. Jährlich werden heute über 120 000 Rechnungen mit insgesamt 240 000 Seiten von mehr als 10 500 Lieferanten zentral an zwei Arbeitsplätzen gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht heute nach mehreren Erweiterungen aus 900 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung durch die Mitarbeitenden und 15 sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. Alle gescannten Rechnungen werden von der innovativen CapturePay.ArchiveBox mit einer Kapazität von zehn Millionen Dokumenten automatisch elektronisch signiert und revisionssicher nach ELDI-V und GeBüV archiviert.

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Dr. Richard Cop
Kundenbetreuer ISS Schweiz
Interact Consulting AG, Zürich

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