Die Rechnungsverarbeitung automatisieren und die Durchlaufzeit senken

ISS Schweiz AG
Bei ISS Schweiz gab es zwei Hauptgründe für die langen Durchlaufzeiten der Rechnungen: Erstens, der dezentrale Posteingang in über 12 Aussenstellen und am Hauptsitz sowie zweitens, die über das gesamte Unternehmen verteilte Kontierung und Visierung der Rechnungen. Das Resultat dieses Prozesses: Finanzielle Intransparenz, verloren gegangene Rechnungen, lange Bearbeitungszeiten und mangelndes Wissen über den aktuellen Stand aller sich im Hause befindlichen Lieferantenforderungen.

Daher startete ISS Schweiz im Juli 2005 gemeinsam mit Interact Consulting ein Projekt, um den Verarbeitungsprozess der Kreditorenrechnungen neu zu organisieren und die Abläufe schneller zu gestalten. Erklärte Ziele von ISS waren die Transparenz zu erhöhen, das interne Versenden von Papierbelegen zu eliminieren und das zukünftige Mehrvolumen ohne Personalausbau abdecken zu können.

Der dezentrale Rechnungseingang ist Vergangenheit. Jährlich werden heute über 35 000 Rechnungen mit insgesamt 70 000 Seiten von mehr als 2 500 Lieferanten zentral an zwei Arbeitsplätzen gescannt. ISS legt alle Rechnungen unmittelbar nach dem Scannen nur noch nach Scanndatum sortiert im Papierarchiv ab. Dank elektronischer Bild- und Datenverwaltung ist ein schneller Zugriff auf das gescannte Abbild und auch auf die Originalrechnung jederzeit möglich.