Success Story

Rechnungsverarbeitung voll automatisiert und papierlos

Bei Cofely gab es mehrere Gründe für die langen Durchlaufzeiten bei Kreditorenrechnungen: zum einen der dezentrale Posteingang und zum anderen die ebenfalls dezentrale Kontierung und Visierung. Dieser Prozess resultierte in finanzieller Intransparenz, Problemen bei der finanziellen Führung, verloren gegangenen Rechnungen und langen Bearbeitungszeiten. Forderungen, die bereits im Hause waren, konnten erst benannt werden, wenn sie genehmigt in der Buchhaltung eintrafen.

Daher startete Cofely ein Projekt zur Einführung einer automatisierten Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem. Dabei waren ein zentraler Posteingang und ein einheitlicher Kreditorenprozess ohne manuelle Schnittstellen erklärtes Ziel des Unternehmens. Zusätzlich sollte gleichzeitig das bestehende ARTS-Archivsystem eingebunden und optimiert werden.

Der dezentrale Rechnungseingang gehört der Vergangenheit an. Jährlich werden heute über 150 000 Rechnungen mit insgesamt 500 000 Seiten von mehr als 10 000 Lieferanten zentral an zwei Arbeitsplätzen gescannt. Neben Papierrechnungen werden auch E-Invoices mit der Lösung verarbeitet. Cofely legt alle Rechnungen unmittelbar nach dem Scannen im elektronischen Archiv ARTS ab. Dank der elektronischen Ablage werden Suchaufwände deutlich reduziert. Selbstverständlich wurde SAP, das bei Cofely als ERP-System im Einsatz ist, über modernste Schnittstellen vollumfänglich an die CapturePay-Lösung angebunden.