API (Application Programming Interface)
Definierte Schnittstelle eines Software Systems, um Drittanwendungen, Funktionen und Dienste zur Verfügung zu stellen.

ASP Lösung (Applikation Service Provider)
Im ASP Verfahren werden Anwendungen bei einem externen Anbieter dem ASP bereitgestellt. Die Nutzer führen ihre Programme über WEB auf einem entfernten Server aus. Administration und Datensicherung obliegt dem ASP.

Clustering
Verfahren der Verteilung von Anwendungen auf mehrere Server. Bei Ausfall eines Servers ist das System weiter vollständig verfügbar. Durch Lastenverteilung der im Cluster befindlichen Server wird eine hohe Performance der Serverdienste erreicht.

COLD (Computer Output On Laserdisk)
Verfahren zum Umleiten von Druckdatenströmen in Elektronische Archive. Es entsteht ein originalgetreues Abbild des Dokumentes. Die Indexbegriffe für die spätere Recherche werden dabei ebenfalls aus den Druckdaten extrahiert. Heute werden COLD Dokumente auf allen gängigen Medien abgelegt. Der Zusatz “on Laserdisk” hat also keine unbedingte praktische Relevanz.

DMS (Document Management System)
In Unternehmen aller Branchen werden heute Papierdokumente in Aktenordnern, Dateien im Windows Explorer und Emails im Mailsystem abgelegt. Möchte man nun einen Vorgang bearbeiten so muss man an 3 verschiedenen Stellen suchen. Ein DMS sammelt alle Dokumente in einem Dokumentenpool und stellt sie dort per Mausklick sofort zur Verfügung. Such- und Ablagezeiten verringern sich erheblich, der Platzbedarf für die Dokumentenablage sinkt massiv und die Auskunftsfähigkeit bzw. Servicequalität gegenüber Kunden steigt enorm.

Document Capturing
Bezeichnung für die Technologie oder den Vorgang, Dokumente jeglicher Herkunft für ein Dokumentenverwaltungs- oder Archivsystem verfügbar zu machen. Die Daten aus einem gescannten Dokument werden mittels OCR oder ICR automatisiert gelesen, extrahiert und gegebenenfalls korrigiert und exportiert. Das digitale Abbild des Dokumentes wird im TIFF Format an ein Dokumentenverwaltungs- oder Archivsystem weitergeleitet.

Document Imaging
Bezeichnung für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Papierbelege aller Art werden gescannt und die Informationen mittels Document Capturing an die weiterverarbeitenden Systeme exportiert.

Document Server
Ein Document Server erhöht die Sicherheit für gespeicherte Dokumente auf ein Maximum. Die Anwender haben praktisch keinen Zugriff auf den Speicherort der Dokumente.

ERP System (Enterprise Resource Planning System)
Gebräuchliche Bezeichnung eines Softwaresystem für das kaufmännische Kerngeschäft einer Unternehmung (Faktura, Buchhaltung Controlling, Lagerwesen).

Frontend
Bezeichnet Teilprogramm das auf der eigentlichen Arbeitstation (Client) läuft und dem Benutzer als Schnittstelle zum Softwaresystem dient.

Groupware
System, welches Gruppen von Mitarbeitern ermöglicht gemeinsam zu kommunizieren, zu koordinieren und zu kollaborieren.

ICR (Intelligent Character Recognition)
Verfahren zur Handschrifterkennung bspw. Auslesen von handschriftlichen Informationen auf gescannten Dokumenten.

ISIS
Industrie Standard Treiber für die Kommunikation zwischen Scanner und Anwendungsprogramm.

MAPI (Messaging Application Programming Interface)
Bezeichnung für Standard Schnittstelle zum Einbinden von Email-Funktionen in Anwendungsprogramme.

NAS (Network Attached Storage)
Bezeichnet mit dem Firmennetzwerk verbundene Massenspeicher Einheit. Daten und
Dienste werden mehreren Nutzern verfügbar gemacht.

Netzwerkbetriebssystem
Programm zur Steuerung und Verwaltung des Netzwerkes. Die Dienste und Funktionen des
Netzwerkes werden den einzelnen Arbeitsstationen zur Verfügung gestellt. Netzwerkbetriebssysteme regeln den Datenaustausch der Arbeitsstationen untereinander und verwalten im Netzwerk angeschlossene Geräte.

OCR (Optical Character Recognition)
Verfahren zur Schrifterkennung /-extrahierung aus Bildinformationen. Beispielsweise Auslesen
von Textpassagen aus gescannten Dokumenten.

ODBC (Open Database Connectivity)
Bezeichnung für ein standardisiertes Verfahren um auf Datenbanksysteme zuzugreifen.

OMR (Optical Mark Recognition)
Verfahren zum Erkennen und Auswerten von Eintragungen auf Formularen, vorzugsweise
Formulare nach dem “zutreffendes Ankreuzen” Prinzip, die Ergebnisse werden daraufhin in eine Datenbank oder Anwendung exportiert.

PDF/A (Portable Document Format)
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert werden - und zwar unabhängig davon mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das das TIFF-Format inzwischen bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen verdrängt hat.

RAID (Redundant Array of Independent Disks)
Bezeichnung für Festplatten Verbünde. RAID Systeme gibt es in verschiedenen Formen (Levels). Die gebräuchlichsten Levels sind RAID 1 (Festplattenspiegelung) und RAID 5 (Verteilung des Datenbestandes auf mehrere Platten mit Prüfbit. RAID 5 ist sehr schnell und bietet höchste Verfügbarkeit da der Ausfall einer Platte die Verfügbarkeit des Systems nicht beeinträchtigt.

SAN (Storage Area Network)
Dediziertes Netzwerk von Servern und Massenspeichern, bezeichnend für ein SAN ist die Verwendung verschiedener Massenspeicher.

SCSI (Small Computer System Interface)
Leistungsfähige Schnittstelle für Ein- und Ausgabe von Daten.

SQL (Structured Query Language)
Programmiersprache für die Datenbankabfrage.

SQL-Server
Datenbank Server der Dienste und Daten über die Programmiersprache SQL zur Verfügung stellt.

Storage
Allgemeine Bezeichnung für die Speicherung von Daten auf Festplatten, Magnetbändern oder anderen Medien.

Terminal Server
Verfahren für serverbasierendes Arbeiten in der Windows Welt. Die PC Endgeräte werden lediglich für Eingaben und Anzeige verwendet. Alle Anwendungen werden auf dem zentralen Server ausgeführt.

Thin Client
Bezeichnung für Benutzerschnittstelle eines Anwendungsprogramms, die ohne größere Installationen und Voraussetzungen an der Arbeitsstation auskommt und wenig
Bandbreite für Serverzugriffe benötigt.

Tiff (Tagged Image File Format)
Weit verbreitetes standardisiertes Grafikformat mit je nach Standard hohem Komprimierungsgrad. Tiff wird Archivierungssystemen als Standard Ablage Format verwendet.

TWAIN (Toolkit Without An Important Name)
Standard Schnittstelle zwischen Scanner und Anwenderprogramm.

Workflow System
System zur Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge in Unternehmen und Behörden. Vorgänge (z.B. Aufträge, Reklamationen) werden in ähnlicher Form durch die beteiligten betrieblichen Instanzen gesteuert wie physische Erzeugnisse durch die Fertigung.

WORM (Write Once Read Many (times)
Magneto optisches Speichermedium, nur einmal beschreibbar (unveränderbar), besonders zuverlässig und revisionssicher mit garantierter Lebensdauer von 30 Jahren. Kapazitäten von bis zu 12 GB / Medium.