Elektronischer Rechnungsaustausch

Das Ende der qualifizierten Signatur?

Die EU beschliesst eine Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie. Die qualifizierte, elektronische Signatur bleibt als Verfahrensmittel zwar erhalten; neu werden aber auch andere Verfahren zur Erlangung von Dokumentensicherheit und andere Massnahmen der Prozesssicherheit gleichberechtigt zugelassen.

Belegsicherheit bei elektronischen Rechnungen
Die bisherige MwSt-Systemrichtlinie der EU fordert ausdrücklich die Belegsicherheit im Austausch von elektronischen Rechnungen. Diese konnte bisher nur durch die Verwendung einer qualifizierten, elektronischen Signatur mit gleichzeitiger Signaturprüfung durch den Rechnungsempfänger sichergestellt werden. Die nun erfolgte Änderung der Richtlinie bewirkt, dass der Einsatz von qualifizierten Signaturen zwar weiterhin zulässig bleibt, aber zukünftig auch Verfahren der Prozesssicherheit zugelassen werden, die mit einer ausreichenden Verfahrensdokumentation versehen und in sich schlüssig gestaltet sind.

Gleichzeitig dürfen die EU-Mitgliedstaaten ab 1. Januar 2013 nicht mehr vorschreiben, mit welcher Methode die Nachvollziehbarkeit der elektronischen Rechnungsstellung sichergestellt wird. Damit entfällt auch die Pflicht der Verwendung von qualifizierten Signaturen. So wird der Weg frei für Verfahren, die auf dem gegenseitigen Vertrauen der beiden Geschäftspartner basieren und von keiner neutralen Stelle mehr geprüft werden müssen.

Konsequenzen der Änderung
Was sind die Konsequenzen dieser Änderung? Aufgrund der unterschiedlichen Signaturvorschriften im EU-Raum wurden elektronische Rechnungen bisher nur zögerlich verwendet. Die Änderung der Richtlinie beseitigt nun die uneinheitlichen Regelungen. Somit könnten viele Unternehmen, die elektronische Rechnungen bisher aufgrund der uneinheitlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen und dem damit verbundenen hohen Umsetzungsaufwand abgelehnt haben, den Schritt zum elektronischen Rechnungsaustausch wagen.

Auf den ersten Blick wird die individuelle Gestaltung der erforderlichen Prozess- und Belegsicherheit durch die Gesetzesanpassung freier. Was aber beinhaltet Dokumenten- und Prozesssicherheit und wann genügen solche Verfahren den Vorstellungen der Behörden? Hier besteht heute noch viel Interpretationsspielraum und somit Rechtsunsicherheit. Und so gilt es abzuwarten, ob das heute zugegebenermassen relativ aufwändige und teure Verfahren auf der Basis von qualifizierten Signaturen unter Umständen durch noch teurere Verfahrensvorschriften und Prüfverfahren zu der notwendigen Prozessdokumentation ersetzt bzw. ergänzt wird. Wann ist der Belegaustausch revisionssicher und welche Verfahren der Aufzeichnung und Archivierung von Belegen sind rechtssicher? Welche Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit werden gestellt? Wer die Zunft der Hersteller von Dokumentenverwaltungs- und Archivsystemen kennt, weiss, dass hier wohl bald eine Flut von neuen Verfahren angepriesen werden wird, die wohl mehr zur Verwirrung als zur Klärung der Frage beitragen.

Aufgrund der höheren Einarbeitungszeit in die jeweilige Methodik der einzelnen Firmen kommt auch auf die Wirtschaftsprüfer ein gesteigerter Arbeitsaufwand zu. Und auch Revisionsfirmen, die solche Verfahrensdokumentationen verfassen beziehungsweise abnehmen, dürften zukünftig häufiger konsultiert werden. Schlussendlich ist die Rechtssicherheit jedoch trotzdem in Frage zu stellen, zumindest bis die nächste Wirtschafts- oder Steuerprüfung die Sicherheit bescheinigt oder im schlimmsten Fall das Fehlen von Sicherheit aufdeckt. Die beabsichtigte Lockerung des Verfahrens kann sich so schnell zum Bumerang entwickeln und so bleibt zu hoffen, dass bald Mindestanforderungen an die Verfahren zur Erlangung von Daten- und Prozesssicherheit publiziert werden.

Bleibt abzuwarten, wie die EU-Kommission auf die Änderung des EU-Parlaments reagiert. Spannend wird auch sein, wie das Nicht-EU-Land Schweiz auf die Änderung der EU-MwSt-Systemrichtlinie reagieren wird und ob bald eine Änderung der Verordnung über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V SR 641.201.511) angekündigt wird.

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