Nehmen Sie Steuererklärungen nur noch einmal in die Hand

CaptureTax Hybrid

Nehmen Sie Steuererklärungen nur noch einmal in die Hand. Mit diesem Slogan haben wir vor etwas mehr als fünf Jahren Werbung für die Automatisierung des Posteingangs gemacht. Wenn wir wieder vorwärts schauen, so müssen wir von dieser Zahl eine Eins subtrahieren und konsequenterweise propagieren: Nehmen Sie die Steuererklärung gar nicht mehr in die Hand.

Es wird Realität
War vor fünf Jahren der Traum von der papierlosen Steuerfestsetzung noch eine Vision, die bei uns als Spezialisten von Scann- und Erfassungssystemen höchstens ein müdes Lächeln ausgelöst hat, so sind wir heute tatsächlich an der Schwelle eines wichtigen Paradigmenwechsels. Das allgegenwärtige Internet und die Möglichkeiten, Informationen jederzeit und überall mit Browsern, Smartphones oder neuen Tablet-Geräten zu verarbeiten, transformieren unsere Art des Informationsaustausches in neue Dimensionen. Dieser Wechsel kann; oder besser; muss auch den Informationsaustausch mit den Steuerämtern ändern. Es ist kaum nachvollziehbar, dass zwar die Mehrheit aller Steuererklärungen schon heute mittels elektronischer Ausfüllhilfen am PC erstellt wird, aber die Übermittlung dieser elektronisch vorliegenden Daten immer noch mittels Papier erfolgt. Das Konzept von CaptureTax Hybrid, das wir letztes Jahr im Newsletter vorgestellt haben, zeigt einen einfachen und rechtssicheren Weg, diesen Medienbruch zu vermeiden: Elektronisch vorliegende Daten können von allen schon bestehenden Steuererklärungslösungen mit wenig Anpassungsaufwand elektronisch übermittelt beziehungsweise deponiert werden. Eine aufwändige Benutzerregistrierung und -verwaltung aller Steuerpflichtigen entfällt vollständig. Mit CaptureTax Hybrid erfolgt die Bestätigung der Korrektheit aller Angaben immer noch mit handschriftlicher Unterschrift auf einer Quittung, die auf dem Papierweg abgegeben wird, womit der flächendeckende Einsatz elektronischer Signaturen vermieden wird. Vorhandene Scann- und Erfassungssysteme können über die CaptureTax Hybrid-Schnittstelle die elektronisch deponierten Daten automatisiert in die Verarbeitung integrieren. Auf komplexe elektronische Lese- und Korrekturprozesse kann so zumindest teilweise verzichtet werden. Und das Beste: Für alle Wege der Einreichung einer Steuererklärung muss in der Steuerverwaltung nur ein Verarbeitungssystem betrieben werden. Egal ob die Daten auf elektronischem Wege, auf traditionellem Papier mit handschriftlichen Angaben oder maschinell erstellt und gedruckt eingereicht werden, mit CaptureTax Hybrid kann alles mit einem System verarbeitet und weitergeleitet werden.

Herausforderung Mehrkanalverarbeitung
Die Automatisierung der Verarbeitung von Steuererklärungen wird aufgrund des Technologiewechsels hin zu elektronischen Übertragungswegen und Medien, weggehen von der klassischen Verarbeitung von Papierdokumenten. Damit steigen die Herausforderungen bei den Steuerverwaltungen in der Organisation des Post- beziehungsweise Informationseingangs, indem nun neben dem Papier auch gleiche oder ähnliche Informationen aus anderen Kanälen wie Internet, E-Mail und so weiter verarbeitet werden müssen. Für die Effizienz einer Automatisierung ist darum entscheidend, dass nicht pro Kanal ein neuer Verarbeitungsprozess mit unterschiedlichen Systemen eingesetzt wird. Prozesse lassen sich dann wirtschaftlich automatisieren, wenn die Informationen zu den Steuerfällen aus den unterschiedlichen Medien und Kanälen über ein System verarbeitet werden können. Damit reduziert sich die Zahl der Schnittstellen entscheidend und die Kosten für den betrieblichen Aufwand werden reduziert.

Multikanalverarbeitung mit CaptureTax von Interact Consulting
Für die Steuerverwaltungen stellen sich mit diesem Wechsel mehrere Herausforderungen. Erstens, den Wechsel zu den elektronischen Medien und Übertragungskanälen zu nutzen. Zweitens, die Umsetzung einer Strategie, bei der Informationen unabhängig des Mediums und des Übertragungskanals einheitlich automatisiert verarbeitet werden. Und drittens, der Einsatz von Lösungen, die mit Ihren Anforderungen wachsen und diese Medien- und Kanalverschiebung nahtlos mittragen.

Interact Consulting hat diese Anforderungen früh erkannt und diesen Portalgedanken der Posteingangsverarbeitung ins Zentrum der Lösung CaptureSuite gestellt. Der Kern des Softwareprodukts CaptureSuite und damit der Gesamtlösung CaptureTax ist die neue, so genannte Transfer Lösung, die Informationen unterschiedlichster Quellen, von einfachen Laufwerksverzeichnissen, E-Mail-Systemen, Faxgeräten, von normalen und gesicherten FTP-Quellen, Web-Services, von Workflowsystemen und natürlich auch direkt von Scannern in intelligente Erkennungs- und Interpretationslösungen überführt. Ankommende Informationen werden so unabhängig des Mediums und der Art der Anlieferung umgewandelt und transformiert. Gescannte Bilder werden gleich behandelt wie zum Beispiel XML- oder EDI-Quellen. E-Mails werden inhaltlich analysiert und E-Mails mit XML-, PDF- oder Word-Anhängen so aufbereitet, dass die intelligenten Erkennungs- und Interpretationssysteme alle Quellen gleich verarbeiten können. Mit CaptureSuite von Interact Consulting können Sie den Paradigmenwechsel vom Papier zu elektronischen Medien in Ihrer Steuerverwaltung nachhaltig und dynamisch abbilden.

Schöne neue Zukunft?
Wird mit den neuen Anwendungen das papierlose Büro Wirklichkeit und können wir den abgeholzten Wäldern nun die nötige Erholung gönnen? Die Antwort auf diese Frage bleibt zwiespältig. Für eine Projektion in die Zukunft ist eine Analyse der gegenwärtigen Trends die Basis. Ob Papier und Briefpost oder Internet und E-Mail, zwischen dem Steuerpflichtigen und der Steuerverwaltung sitzt immer ein Medium. Auch wenn das Papier in dieser Übertragungskette mit Sicherheit immer mehr verschwindet und zum Beispiel durch eine PDF- oder XML-Datei ersetzt wird, so bleibt ein Grundproblem erhalten: Die Informationen kommen selten in genau der Form zum Empfänger, sodass dieser sie unverändert verarbeiten kann. Die Angaben müssen interpretiert und in das gewünschte Format umgewandelt werden. Solche Informationstransformationen bleiben auch bei quasi strukturierten Formaten wie XML ein wesentliches Grundproblem der Informationsverarbeitung

Kann man, soll man Transformationen automatisieren?
Ohne Frage, wer hochgradig strukturierte Informationen der Steuererklärungen immer noch per Papierformular einfordert und sich die Mühe nimmt, diese Daten danach manuell zu erfassen, verzichtet auf ein enormes Automatisierungspotential. Was jedoch bei strukturierten Daten und grossen Mengen zutrifft, ist nicht immer gültig. Für die Wahl des Mediums und des Übertragungskanals sind die Menge der zu verarbeitenden Informationen, die zur Verfügung stehende Zeit und der Grad der Komplexität der abgegebenen Informationen entscheidend. Auch die Verarbeitung von halbstrukturierten Informationen im Veranlagungsprozess ist automatisierbar, wie Meldungen, Auflagen und so weiter. Unabhängig davon, ob sie auf Papier und dem Postweg oder als PDF und E-Mail versendet werden. Aber auch hier sind zwei Faktoren massgebend für die Entscheidung zu Automatisierung: Menge und Standardisierung beziehungsweise Komplexität der Information.

Eine Automatisierung der Informationsverarbeitung ist immer dann sinnvoll, wenn eine kritische Menge an Informationsträgern und ein sinnvolle Informationsstruktur erkennbar sind. Posteingangsautomatisierung bei der Verarbeitung von Steuererklärungen ist eine ökonomisch sinnvolle Entscheidung, um hochgradig automatisierbare Prozesse bereits beim Eingang der Informationen in der Steuerverwaltung zu automatisieren. Diese Posteingangsautomatisierung muss sich an den Kernprozessen einer Organisation ausrichten, wo ein hohes Automatisierungspotential erreicht werden kann.

Um solche Potentiale auch ausserhalb der Verarbeitung der Steuererklärungen erkennen und realisieren zu können, hat Interact Consulting ein strukturiertes Beratungspaket mit dem Titel Optimized Efficiency entwickelt, mit dem bestehende Prozesse analysiert werden und das Potential einer möglichen Automatisierung bewertet wird. Möchten Sie mehr dazu erfahren, so nehmen Sie unter dem Stichwort Optimized Efficiency Kontakt mit uns auf.

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