Nehmen Sie Papier nur noch einmal in die Hand?!

Vom papierlosen Büro und Multikanalverarbeitung

Nehmen Sie Papier nur noch einmal in die Hand! Mit diesem Slogan haben wir vor etwas mehr als fünf Jahren Werbung für die Automatisierung des Posteinganges gemacht. Wenn wir weiter vorwärts schauen, so müssen wir von dieser Zahl eine Eins abziehen und konsequenterweise propagieren: Nehmen Sie Papier nicht mehr in die Hand!

Es wird Realität
War vor fünf Jahren der Traum vom papierlosen Büro noch eine Vision, die bei uns als Spezialisten für Scann- und Erfassungssysteme höchstens ein müdes Lächeln ausgelöst hat, so sind wir heute tatsächlich an der Schwelle eines wichtigen Paradigmenwechsels. Das allgegenwärtige Internet und die Möglichkeiten, Information jederzeit und überall mit Browsern, Smartphones und weiteren modernen Geräten zu verarbeiten, transformiert unsere Art des Informationsaustausches in neue Dimensionen. Dieser Wechsel bestimmt mittlerweile auch den Alltag der Konsumenten. Will ich meine Telefonrechnung weiterhin noch auf Papier und mit der Post erhalten, so muss ich meinem Anbieter dafür eine Gebühr bezahlen. Die Übermittlung via E-Mail ist jedoch kostenlos. Prozesse werden optimiert, Kosten gesenkt und wann immer möglich werden Organisationen und Personen zur medienbruchfreien Informationseingabe oder zu Transaktionen mit gebührenarmen Medien und Mitteln gedrängt. Durchsetzen kann sich, wer die Macht hat, nicht auf die Bedürfnisse der Informationssender oder -empfänger Rücksicht nehmen zu müssen. Das sind grosse, marktführende Unternehmen, die ihre Lieferanten und Kunden zum Prozesswechsel zwingen aber auch wir Konsumenten, die eine einfache Informationsweitergabe zu Unternehmen und Behörden wünschen.

Sicherheit? Erledigt!
Rechtssicherheit? Was ist gültig, was kann ich, darf ich, muss ich beachten? Diese Fragen sind beantwortet und kein Grund, um am guten alten Papier festzuhalten. Wichtige Bereiche sind geregelt. Rechtssichere Transaktionen, z. B. für eine mehrwertsteuerkonforme Übermittlung von Rechnungsdaten, setzen den Einsatz von elektronischen Signaturen voraus. Ein Thema dass vor ein paar Jahren wegen seiner Komplexität noch Ängste hervorrief, ist heute ein einfach zu realisierendes Add-On zu bestehenden Lösungen.

Schöne neue Zukunft?
Wird das papierlose Büro mit neuen Anwendungen Wirklichkeit und können wir den abgeholzten Wäldern nun die nötige Erholung gönnen? Die Antwort auf diese Frage bleibt zwiespältig. Für eine Projektion in die Zukunft ist eine Analyse der gegenwärtigen Trends die Basis. Ob Papier und Briefpost oder Internet und E-Mail: zwischen Sender und Empfänger von Informationen sitzt immer ein Medium. Auch wenn das Papier mit Sicherheit in dieser Übertragungskette immer mehr verschwindet und zum Beispiel durch eine PDF- oder XML-Datei ersetzt wird, so bleibt ein Grundproblem erhalten. Die Informationen kommen selten in genau der Form zum Empfänger, dass dieser sie unverändert verarbeiten kann. Was zum Beispiel für die Verarbeitung einer Rechnung auf Papier gilt, gilt auch bei der Verarbeitung einer PDF-basierten Rechnung. Die Angaben müssen interpretiert und in das gewünschte Format umgewandelt werden. Solche Informationstransformationen bleiben auch bei quasi strukturierten Formaten wie XML ein wesentliches Grundproblem der Informationsverarbeitung.

Kann man, soll man Transformationen automatisieren?
Ohne Frage: wer hochgradig strukturierte Informationen von vielen Informationssendern immer noch per Papierformular einfordert und sich die Mühe macht, diese Daten danach manuell zu erfassen, verzichtet auf ein enormes Automatisierungspotential. Was bei strukturierten Daten und grossen Mengen zutrifft, ist jedoch nicht immer gültig. Für die Wahl des Mediums und des Übertragungskanals sind die Menge der zu verarbeitenden Informationen, die zur Verfügung stehende Zeit und der Grad der Komplexität der abgegebenen Informationen entscheidend. Auch die Verarbeitung von halbstrukturierten Informationen ist automatisierbar, wie Bestellungen, Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen, unabhängig davon, ob sie auf Papier über den Postweg oder als PDF und E-Mail versendet werden. Aber auch hier sind zwei Faktoren massgebend für die Entscheidung zu Automatisierung: Menge und Standardisierung beziehungsweise Komplexität der Information.

Eine Automatisierung der Informationsverarbeitung ist immer dann sinnvoll, wenn eine kritische Menge an Informationsträgern und ein sinnvolle Informationsstruktur erkennbar sind. Posteingangsautomatisierung, das Zauberwort der scannenden Zunft aus den letzten Jahren, ist eine ökonomisch sinnvolle Entscheidung, um hochgradig automatisierbare Prozesse bereits beim Eingang der Informationen in eine Organisation zu automatisieren. Posteingangsautomatisierung umfasst jedoch nicht die individuelle Korrespondenz. Aufwand und Nutzen stehen hier in der Regel in keinem sinnvollen Verhältnis. Posteingangsautomatisierung muss sich darum zwangsläufig an den Kernprozessen einer Organisation ausrichten, wo ein hohes Automatisierungspotential erreicht werden kann.

Um solche Potentiale erkennen und realisieren zu können, hat Interact Consulting ein strukturiertes Beratungspaket mit dem Titel „Optimized Efficiency“ entwickelt, mit dem bestehende Prozesse analysiert werden und das Potential einer möglichen Automatisierung bewertet wird. Möchten Sie mehr dazu erfahren, so nehmen Sie unter dem Stichwort „Optimized Efficiency“ Kontakt mit uns auf.

Der Trend: Multikanalverarbeitung
Die Posteingangsautomatisierung wird aufgrund des Technologiewechsels hin zu elektronischen Übertragungswegen und Medien weggehen von der klassischen Verarbeitung von Papierdokumenten. Die Menge an halb- oder wenig strukturierten Informationen, die mit E-Mails, E-Mails mit Anhängen und elektronischen Datensätzen als XML oder anderen standardisierten Formaten in den Organisationen eintreffen, nimmt stetig zu. Damit steigen die Herausforderungen im Posteingang, indem nun neben dem Papier auch gleiche oder ähnliche Informationen aus anderen Kanälen wie Fax, E-Mail usw. verarbeitet werden müssen. Für die Effizienz einer Automatisierung ist darum entscheidend, dass nicht pro Kanal ein neuer Verarbeitungsprozess mit unterschiedlichen Systemen eingesetzt wird. Prozesse lassen sich dann wirtschaftlich automatisieren, wenn die Informationen aus den unterschiedlichen Medien und Kanälen über ein System verarbeitet werden können. Damit reduziert sich die Zahl der Schnittstellen entscheidend und die Kosten für den betrieblichen Aufwand werden reduziert.

Multikanalverarbeitung mit CaptureSuite von Interact Consulting
Für Sie stellen sich damit mehrere Herausforderungen:
1) Den Wechsel zu den elektronischen Medien und Übertragungskanälen zu nutzen
2) Umsetzung einer Strategie, bei der Informationen unabhängig des Mediums und des Übertragungskanals einheitlich automatisiert verarbeitet werden
3) Einsatz von Lösungen, die mit Ihren Anforderungen wachsen und diese Medien- und Kanalverschiebung nahtlos mittragen

Interact Consulting hat diese Anforderungen früh erkannt und die Posteingangsverarbeitung mit diesem Portalgedanken ins Zentrum der Lösung CaptureSuite gestellt. Der Kern von CaptureSuite sind die neuen, sogenannten Transfer-Module, die Informationen unterschiedlichster Quellen, von einfachen Laufwerksverzeichnissen, E-Mail-Systemen, Faxgeräten, von normalen und gesicherten FTP-Quellen, Web-Services, von Workflowsystemen und natürlich auch direkt von Scannern in intelligente Erkennungs- und Interpretationslösungen überführen. Ankommende Informationen werden so unabhängig des Mediums und der Art der Anlieferung umgewandelt und transformiert. Gescannte Bilder werden gleich behandelt wie zum Beispiel XML- oder EDI-Quellen. E-Mails werden inhaltlich analysiert und E-Mails mit XML-, PDF- oder Word-Anhängen werden so aufbereitet, dass die intelligenten Erkennungs- und Interpretationssysteme alle Quellen gleich verarbeiten können. Mit CaptureSuite von Interact Consulting können Sie den Paradigmenwechsel vom Papier zu elektronischen Medien in Ihrer Organisation nachhaltig und dynamisch abbilden.

Wollen Sie mehr zu den Transformations-Modulen von Interact Consulting erfahren, so nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

zurück zur Übersicht