CaptureSuite Hybrid

Hybride Datenübermittlung im Fokus

Das Wort Hybrid ist im Zuge der Klimaerwärmung und des Ziels der Reduktion der Treibhausgase vor allem in der Automobilindustrie zu einem geflügelten Wort avanciert. Aus dem Lateinischen in die heutige Zeit übernommen, war es aber auch schon bei den Römern ein Fremdwort. Hybrid kommt aus dem Griechischen und bezeichnet etwas, das zwar unterschiedlich ist, aber zusammengehört. Etwas Gebündeltes oder etwas Gemischtes.

Von dieser Ursprungsbedeutung hat sich die heutige Interpretation des Begriffs nicht weit entfernt. Bei Autos wird die Energie aus Batterien mit der Leistung eines Verbrennungsmotors gebündelt. Somit werden zwei Eigenschaften zum besseren Nutzen verbunden. Aber was hat das mit der Datenübermittlung und Scann- und Erfassungssystemen zu tun?

Bisher noch gar nichts. In Zukunft aber schon. Bei der Übermittlung von Informationen vom Sender zum Empfänger werden Medien eingesetzt. Im geschäftlichen Datenaustausch stehen mehrere dieser Medien mit unterschiedlichsten Eigenschaften in Konkurrenz zueinander. So haben wir das Internet mit seiner Schnelligkeit, ja beinahe zeitlichen Unmittelbarkeit, wo Authentisierung und Rechtssicherheit jedoch nur mit gehörigem Aufwand realisierbar sind. Das Medium Papier, sei es mit der gelben Post übertragen oder per Fax übermittelt, ist hier ganz anders gelagert. Es gilt dank auseichender, forensischer Methoden als rechtssicher. Die Wiederverwendbarkeit der Informationen, beispielsweise bei der Übertragung in Datenverarbeitungssysteme, benötigt allerdings einen grossen Aufwand.

Hybride Datenübermittlung?
Eine hybride Lösung für den Datenaustausch muss diese positiven Eigenschaften miteinander verbinden: also die Rechtssicherheit von Papier mit der Geschwindigkeit und Einfachheit der Datenübermittlung des Internets. Für die materielle Übertragung eines Stücks Papier vom Sender zum Empfänger müssen wir noch auf die Zukunft, wie sie uns aus Star Trek bekannt ist, warten, denn das Beamen wurde noch immer nicht erfunden. Ausserdem würde dies das Problem der Datenerfassung nicht lösen, da es nur die Übertragung des Mediums Papier beschleunigt, wie wir es schon vom technisch wesentlich einfacheren Fax kennen.

Hybride Lösungen müssen darum an einem anderen Punkt ansetzen. Sie müssen die Informationen auf dem Medium Papier so codieren, dass diese beim Empfänger schnell und mühelos verarbeitet werden können, ohne dabei den Aufwand beim Sender stark zu erhöhen. Die einfachen Mittel dazu sind Formulare oder Barcodes. Formulare, vor allem handgeschriebene, sind jedoch beim Empfänger nicht ohne weiteres verarbeitbar. Die Daten müssen mittels Zeichenerkennung gelesen werden. Und da jede Zeichenerkennung fehlerbehaftet ist, müssen Massnahmen für Kontroll- und Korrekturarbeiten eingesetzt werden. Barcodes, insbesondere die moderne Ausprägung der zweidimensionalen Barcodes, kommen dem Ziel nahe. Zumindest die Lesung des Barcodes beim Empfänger ist meist problemlos möglich, sofern der Sender sein Dokument in ausreichender Qualität erstellt hat. Um aus erfassten Daten jedoch einen zweidimensionalen Barcode erstellen zu können, müssen spezielle Anwendungen vorhanden sein. Ausserdem muss die Struktur der Datenhinterlegung bekannt sein, sodass die Daten beim Empfänger richtig interpretiert werden. Doch das Internet bliebe weiterhin ungenutzt? Aber wo passt es dabei hinein?

Vollständig elektronisch oder hybrid?
In vielen öffentlichen Verwaltungen und privaten Unternehmen wird der Datenaustausch mit Kunden immer mehr auf Anwendungen oder gar Portale im Internet verlagert. Ein vollständig elektronischer Verkehr mit Behörden wäre wohl unser aller Traum. Aber immer wieder scheitert das Vorhaben an gesetzlichen Schranken und Vorschriften, die eine persönliche Unterschrift bedingen. Für bestimmte Geschäfte ist gar eine beglaubigte Unterschrift notwendig, im Verkehr mit ausländischen Behörden oftmals sogar eine entsprechende Überbeglaubigung. Was nützt hier der elektronische Datenaustausch? Ausserdem müssen bei der Abgabe einer Steuererklärung neben den erfassten Daten auch zusätzliche Belege eingereicht werden, die die Richtigkeit der Angaben beweisen. Offensichtlich ist die gelbe Post doch nicht vollständig substituierbar.

Strategische Initiative von Interact Consulting
Interact Consulting hat für diese Anforderungen darum ein strategisches Entwicklungsprojekt gestartet. Das Produktportfolio von Interact’s CaptureSuite wird um Mittel für die hybride Datenübermittlung erweitert. Das bedeutet, dass alle erdenklichen Anwendungen, seien sie nun webbasiert oder als PC-Anwendungen vorhanden, neu die Möglichkeit erhalten, dem Empfänger die Daten elektronisch zu übermitteln. Die so gesendeten Daten werden durch einen Papierprozess ergänzt, der die Übergabe rechtssicherer Informationen (Unterschrift, Originaldokumente usw.) mit der elektronischen Datenübermittlung synchronisiert.

Sicherheit und Authentisierung
Für die Übermittlung der Daten wurde besonderes Augenmerk auf das Thema Sicherheit gelegt. Dabei kommen Mittel aus der elektronischen Signierung zum Einsatz. So wird sichergestellt, dass nur der vorgesehene Empfänger die Daten lesen kann, sofern ein entsprechender Schutz benötigt wird. Der Integritätsschutz und die Sicherheit vor fremdem Zugriff übersteigen auf diese Weise die bestehenden Standards, wie beim E-Banking, um ein Vielfaches.

Eine starke Authentisierung des Senders ist bei einer hybriden Datenabgabe nicht notwendig, da die Rechtssicherheit der übermittelten Daten über eine entsprechend auszudruckende und zu unterschreibende Quittung sichergestellt wird. Somit entfällt die Anforderung an den grossflächigen Einsatz von elektronischen Zertifikaten für die Senderidentifizierung. Hybride Lösungen sind schlank, kostengünstig und einfach zu realisieren.

Offen für viele Kanäle
Nicht jeder Kunde kann zur Nutzung des Internets gezwungen werden. Gerade im Austausch mit Behörden müssen verschiedene Kommunikationskanäle offen gehalten werden. Die hybride Datenübermittlung mit CaptureSuite löst auch dieses Problem elegant, da beim Einsatz von Scann- und Erfassungssystemen sowie der Verwendung einer elektronischen Fallbearbeitung und Aktenführung alle eingehenden Informationen über nur ein System verarbeitet werden. Dies reduziert die Zahl der einzusetzenden und zu unterhaltenden Systeme sowie die Anzahl der Schnittstellen in nachfolgende Systeme enorm.

Synchronisierter Prozess
Erst mit dem Eintreffen des unterzeichneten Schreibens und (sofern erforderlich) der weiteren Belege beim Empfänger beginnt der automatisierte Prozess. Das Dokument wird gescannt, um die elektronische Akte für die automatisierte Fallbearbeitung zu erstellen. CaptureSuite analysiert dabei alle gescannten Dokumente. Wird ein Dokument erkannt, das mit elektronisch übermittelten Daten verbunden ist, ruft CaptureSuite diese aus dem Internet ab und entschlüsselt sie. Die Dokumente, Belege und elektronisch übermittelten Daten werden an die Geschäftsanwendung und das elektronische Archiv weitergeleitet. Die gesamte Fallbearbeitung kann so hochgradig automatisiert werden, ohne dass Sicherheitslücken entstehen.

Schutz von Investitionen
Das beschriebene, hybride Verfahren ist ideal für die Verarbeitung von komplexen Datenmengen, wie beispielsweise Einkommensteuererklärungen. Da bereits viele elektronische Ausfüllhilfen am Markt vorhanden sind, können diese auf einfache Weise mit der CaptureSuite-Schnittstelle für die elektronische Datenübermittlung erweitert werden. So wird die Menge an benötigten Papierseiten deutlich verringert und auf eine Quittung, wie zum Beispiel eine komprimierte Steuererklärung, minimiert. Da alle bestehenden Anwendungen vom Verfahren der höheren Automatisierung profitieren können, findet keine Diskriminierung eines einzelnen Herstellers oder einer Lösung statt.

Offen für alles
CaptureSuite Hybrid ist jedoch nicht nur auf papierintensive Prozesse, wie bei der Steuerverwaltung, beschränkt. Alle Prozesse, bei denen eine elektronische und damit einfache Datenübermittlung gewünscht ist, aber trotzdem die Rechtssicherheit der eindeutigen Personenidentifizierung nötig ist, können mit CaptureSuite Hybrid abgebildet werden.

Falls Sie mehr zu diesem zukunftsweisenden Verfahren wissen möchten, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.

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