Scanning - Total lokal???

Dezentrales Scanning im Fokus

Der Vorteil der automatisierten Erfassung von Informationen aus Papierdokumenten liegt auf der Hand: Geschäftsprozesse können hochgradig automatisiert werden. Mittels raffinierter OCR-Technik werden nicht nur ausgefüllte Formulare und Barcodes gelesen, sondern auch halb- oder unstrukturierte Dokumente wie Rechnungen effizient verarbeitet. Der Einsatz solcher Scann- und Erfassungstechniken lohnt sich meist erst ab einer ausreichend hohen Belegmenge, die je nach Kosten-/Nutzenanalyse zwischen einigen Hunderttausend bis mehreren Millionen Seiten pro Jahr beginnt. Sind solche zentralen Systeme einmal erfolgreich in Betrieb, kommt in der Regel der Appetit auf mehr und damit die Frage, warum nicht auch andere Belege mit dieser Technik verarbeiten. Und kann die Funktion nicht auch dezentral und auf Abruf genutzt werden? Zeit sich mit den Möglichkeiten und Grenzen der dezentralen Verarbeitung zu befassen.

Waren professionelle Scanner bis vor wenigen Jahren noch teure Spezialgeräte, die der zentralen Informationsverarbeitung zugeordnet wurden, so haben neue, qualitativ hochwertige Arbeitsplatzscanner und sogenannte Multifunktionsgeräte (MFP) eine akzeptable Scannleistung bis zum Arbeitsplatz gebracht. Mal schnell scannen und als PDF verschicken, inklusive erkanntem Volltext und in Farbe, diese Funktionen gehören mittlerweile zum Standard der kleinen, dezentralen Geräte. Lassen sich die Vorteile der komplexen Informationsgewinnung mit der dezentralen Verfügbarkeit der Scannleistung verbinden? Und wenn ja, wie und welche Risiken stehen dem erwarteten Nutzen gegenüber?

Ist Qualität ein Thema?
Die Qualität der Bilder aus den dezentralen Scannabläufen war in der Vergangenheit eines der grössten Hindernisse, das gegen einen flächendeckenden Einsatz von dezentralen Scannern sprach. Je nach eingesetztem Gerät wurden die Bilder sehr unterschiedlich erzeugt. Eine Horrorvorstellung für die Administratoren zentraler Scann- und Erfassungssysteme, da die dort eingesetzten Hochleistungsgeräte eine einheitliche und gute Bildqualität liefern. Bildqualität ist einer der wesentlichsten Faktoren für das Erlangen hoher Trefferquoten bei Erkennungsprozessen. So verfügen die zentralen Hochleistungsgeräte über Bildverbesserungsfunktionen, die bis vor kurzem in den kleinen Geräten nicht zu finden waren. Der Markt hat sich hier aber gewandelt. Dank dem Moorschen Gesetz hält die rechenintensive Bildverbesserungstechnik nun auch in Kleinstgeräten Einzug, womit einige Geräte auch am Arbeitsplatz eine optimale Bildqualität erzeugen. Der Hersteller Kodak zum Beispiel hat seine Bildverbesserungstechnik Perfect Page konsequenterweise in allen Scannermodellen, vom kleinsten Arbeitsplatzscanner bis zum grössten Hochleistungsscanner, gleichwertig integriert.

Um eine gleichbleibende Bildqualität zu erlangen, ist es trotzdem wichtig mit gleichen Scannparametern zu scannen, was beim Einsatz von Geräten nur eines Herstellers einfacher umsetzbar ist. Vielfach ist es jedoch so, dass aufgrund historischer Beschaffungsprozesse sehr unterschiedliche Geräte in einer Organisation zu finden sind, womit auch sehr unterschiedliche Bildqualitäten erzeugt werden. Bevor darum Scannprozesse dezentral umgesetzt werden, muss die Bildqualität der Geräte geprüft werden. Wie lässt sich aber darüber hinaus sicherstellen, dass am Arbeitsplatz oder am Multifunktionsgerät auch tatsächlich mit den richtigen Scanneinstellungen gescannt wird? Wie stelle ich sicher, dass beispielsweise das benötigte Singelpage-TIFF-Format in 300 dpi Auflösung auch am MFP erzeugt wird? Da der Benutzer dies durch seine Eingaben sicherstellen muss, ist das keine einfache Aufgabe.

Die richtige Bedienung
Bei zentralen Hochleistungsscannern werden alle Scannparameter einheitlich und geprüft angewendet. Die Bilddokumente kommen für den jeweiligen Prozess in der geforderten Qualität, egal ob mehrseitige Dokumente über Barcodes, Trennblätter oder Einzelbelegverarbeitung getrennt werden oder ob die Dokumente in Farbe, einseitig und  in 200 dpi Auflösung oder als mehrseitige und doppelseitige Dokumente in schwarzweissem TIFF G4 in 300 dpi benötigt werden. Diese Vorgaben an die dezentralen Geräte zu bringen, ist schier unmöglich. Alle Parameter der Geräte soweit einzuschränken, dass nur noch eine vordefinierte Funktion zur Verfügung steht, unterläuft den Vorteil der universellen Flexibilität der Geräte; ihr Einsatz wird fragwürdig. Um in diesem Kontext sicherzustellen, dass für zu automatisierende Prozesse, wie beispielsweise die Kreditorenverarbeitung, immer das gleiche Bildformat mit den gleichen Einstellungen verwendet wird, bedarf es einer eingehenden Benutzerschulung. Die richtige Schulung und deren Anwendung bei einer Vielzahl potentieller Benutzer sind jedoch langfristig kaum zu sichern. Der Aufwand und die damit verbundenen Kosten, einmal falsch gescannte Dokumente im richtigen Format nochmals nachscannen zu lassen, sind immens.

Es scannt - aber wohin?
Dokument zu kopieren oder zu drucken, ist noch einfach gelöst, da klar erkennbar ist, wo die Ausgabe des Ergebnisses erfolgt. Aber wohin wird gescannt? Bei Arbeitsplatzscannern erfolgt die Ausgabe zumeist in das lokale Dateisystem. Bei Multifunktionsgeräten und Netzwerkscannern sind die Auswahlmöglichkeiten grösser. Die meisten Geräte ermöglichen die Ausgabe an eine bestimmt Mail-Adresse. Einige können die gescannten Abbilder auch in einem Dateisystem oder auf einem FTP-Server ablegen. Auch existieren bereits nahtlose Integrationen an Endsysteme im Bereich Dokumentenverwaltung und Archivierung.
Wie geht es von da an weiter? Wie erhält der Benutzer die Rückmeldung, dass seine Dokumente erfolgreich verarbeitet wurden? Wie werden Fehler erkannt und wie werden Fehler behandelt? Und wie erkennt das zentrale Verarbeitungssystem, dass neue Dokumente vorhanden sind, die es zu verarbeiten gilt?

Hier kommen der hohe Funktionsumfang und die Flexibilität der Interact CaptureSuite zum Zuge. So können dezentral gescannte Bilder automatisch in das zentrale Verarbeitungssystem importiert werden, seien Sie als Anhänge einer E-Mail, in einem gemeinsam benutzten Dateiverzeichnis, auf einem sicheren oder Standard-FTP-Server abgelegt oder über einen Web-Service bereit gestellt.

CaptureSuite ermöglicht, verschiedene Dokumente auch aufgrund einer Barcodemarkierung zu unterscheiden, aufgrund von Namenskonventionen verschiedene Verarbeitungsprozesse anzusteuern, mitgelieferte Metadaten zu verarbeiten, Standardfarbbilder in komprimierte JPEG 2000 Part 6 Bilder zu konvertieren, aus PDFs wieder TIFF-Dokumente zu erstellen, ZIP-Dateien zu entpacken und vieles mehr. Aber wie wird sichergestellt, dass der Benutzer am Netzwerkscanner oder dem MFP den richtigen Knopf drückt oder die richtige Einstellung verwendet?

Dezentrales Scannen mit zentraler Administration
Die Lösung wäre, für bestimmte Prozesse bestimmte Funktionen gekapselt in einer Taste auf dem jeweiligen Gerät zur Verfügung zu stellen. So verbleibt auf der einen Seite die Flexibilität der benutzergewollten Einstellung bei individuellen Scannaufträgen, auf der anderen Seite können benötigte Scanneinstellung auf einer Taste, z. B. auf dem Touchscreen eines MFP, abgebildet werden.

Interact Consulting hat darum sein Lösungsportfolio durch ein solches Administrations- und Steuerungswerkzeug ergänzt. Dazu wurde das Produkt NSi AutoStore Express mit CaptureSuite verbunden. NSi AutoStore Express bietet eine einfache Oberfläche, mit der man Dokumente an Netzwerkscannern und zahlreichen MFP einfach scannen und an eine zentrale Stelle weiterleiten kann. Alle benötigten Einstellungen können dabei zum Beispiel auf einer Taste abgebildet werden, so dass die wiederholte Einrichtung einer Vielzahl von Scannparametern entfällt. Die dem Benutzer angezeigten Tasten und Optionen können über Standardsteuerungen, wie z. B. LDAP-Anbindung, verwaltet werden. Alle dafür geeigneten Netzwerkscanner und MFP lassen sich mit AutoStore Express zentral verwalten, so dass Änderungen an Funktionen oder neue Anwendungen zentral eingerichtet und an die dezentralen Geräte verteilt werden können.
In der Kombination mit CaptureSuite lässt sich so faktisch jede Anforderung umsetzen, von sehr einfachen bis hin zu hoch komplexen Lösungen. Somit kann die Dynamik der dezentralen Dokumentenerfassung mit dem Funktionsumfang und der Robustheit zentraler Lösungen erfolgreich verbunden werden. Mit CaptureSuite lässt sich auch der Kreis zurück zum Benutzer schliessen, indem abschliessende Verarbeitungsmeldungen oder fertig verarbeitete Dokumente und extrahierte Nutzdaten wieder zurück zum Benutzer gelangen. Als E-Mail, Worklfow-Aufgabe oder im Archivsystem.

Neue Partnerschaft zwischen Notable Solutions Inc. (NSi) und Interact Consulting
Die neue Partnerschaft, die Interact Consulting mit der Firma NSi eingegangen ist, erweitert das Angebotsportfolio von Interact im Bereich der dezentralen Verarbeitung umfassend. Neu lassen sich raffinierte dezentrale Lösungen realisieren, ohne auf die Sicherheit der Verarbeitung oder den ausgefeilten Funktionsumfang zentraler Verarbeitungssysteme zu verzichten. Mit der Integration in CaptureSuite wurden Funktionsvielfalt und Flexibilität der Lösungsmöglichkeiten stark erweitert, um auch Ihre Anforderungen an dezentrales Scannen noch besser umsetzen zu können.

Sie sind an einer Umstellung Ihrer Lösung auf diese neuen Techniken interessiert oder möchten mehr darüber erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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