Im Zeichen der Effizienzsteigerung

Interact Consulting realisiert erfolgreiches Projekt für das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW

Im Auftrag des  Landesamtes für Besoldung und Versorgung  Nordrhein-Westfalen (LBV NRW) hat sich Interact Consulting mit der Einführung von effizienzsteigernden 2D- Barcodes auf den drei wichtigsten LBV-eigenen Zulagen-Formularen befasst. Die  Formulare werden den Daten-anliefernden Dienststellen des Landes NRW über das Dienststellenportal des  behördeninternen Intranets  zur Verfügung gestellt.

Effizienzsteigerung war bei diesem Projekt die oberste Prämisse. Zielsetzungen und Ergebnisse waren dabei

• die signifikante Reduktion des manuellen Erfassungsaufwands,
• die automatisierte Weitergabe von Kerninformationen an die nachfolgenden Systeme, wie DMS und Datenbanken, sowie
• die Anbindung an das Fachverfahren.

Darüber hinaus fand durch interne Mitarbeiter ein umfassender Wissenstransfer an das LBV NRW zum weiteren Ausbau der Lösung statt.

Geringstmöglicher manueller Aufwand, hohe Datenqualität, und das alles ohne teure OCR-Lizenzen
Vor Einführung der Lösung wurden alle Formulare manuell eingegeben. Dieser Prozess dauerte im Schnitt etwa drei Minuten. Bei schwankenden Mengen zwischen zirka 1 000 bis zu mehr als 4 000 Formularen pro Monat kann man sich den enormen Aufwand an manueller Bearbeitung leicht vorstellen. Interact Consulting hat diesen Prozess hochgradig automatisiert.

Das Design der Formulare und Barcodes, Tests geeigneter Barcodes, die Erstellung des neuen Workflows, die Integration der Lösung in bestehende Systeme, wie beispielsweise Content Manager Export und digitale Signatur sowie die Schulung der Mitarbeiter waren wesentliche Bestandteile des Projektumfangs. Für die Lösung verband Interact Consulting die Vorteile der modernen Standardsoftwareprodukte Kofax Capture 8.0 (Erfassung) und Adobe Reader Extensions mit dem von Interact  entwickelten, flexiblen CaptureSuite Barcode-Modul (Barcode-Lesung) und weiteren massgeschneiderten Kundenanpassungen.

Der Prozess: einfach und effizient
Die manuelle Datenerfassung für die integrierten Formulare gehört heute der Vergangenheit an. Im Intranet des LBV sind jetzt ausfüllbare Adobe-Formulare mit einem 2D-Barcode verfügbar. Die jeweiligen Dienststellen füllen diese Formulare mit der Personalnummer und allen für die Abrechnung relevanten Daten online aus, und bereits während der Eingabe wird der Barcode mit den eingegebenen Daten befüllt. Der Barcode ändert sich bei jeder neuen Eingabe dynamisch. Danach werden die Formulare ausgedruckt, unterschrieben, gestempelt und an das LBV gesendet.

Anschliessend werden die gescannten Bilder (Images) im Workflow in PDFs konvertiert und digital signiert. Diese Daten werden dann inklusive der Bilder in den Content Manager exportiert. Zusätzlich wird für die Abrechnung der Formulardaten ein sogenannter kundenspezifischer, einhundertstelliger Datensatz erzeugt, der im nachgelagerten Hostsystem die Zahlung der Gelder auslöst.

Hartmut Kuska, Projektleiter DMS beim LBV NRW, zu dieser Lösung:
„Hiermit ist es uns gelungen, einen bisher komplett manuellen Prozess im Bereich der öffentlichen Verwaltung zu automatisieren. Solange die Rahmenbedingungen eine vollständige papierlose Bearbeitung dieses Prozesses nicht zulassen, ist der zusammen mit Interact Consulting eingeschlagene Weg die für uns arbeitsökonomisch optimale Vorgehensweise.“

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